Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2011 в статье 9 предусматривает для коммерческих предприятий свободный выбор форм первичной документации, начиная с 2014 года. Для фиксации действий служащих на рабочем месте используются формы Т-12 и Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004).

Согласно статье 91 Трудового кодекса РФ (ч. 3 ст. 91), бюджетная организация обязана фиксировать продолжительность времени труда сотрудников на рабочем месте. Для этого разработана обязательная форма (код по ОКУД 0504421), на основании которой происходит начисление заработной платы. При заполнении нужно использовать условные обозначения в в 2019 году.

Что обозначают сокращения

Код в документе по фиксации продолжительности труда сотрудников на рабочем месте необходим для корректного заполнения регистра. Для этого приняты буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени, они указаны в статье, содержащей методические рекомендации к Приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Например, обозначение в табеле учета рабочего времени Т-13 для прогула — «П». А буквы «ДО» — это отпуск без сохранения заработной платы. Все условные обозначения табеля мы собрали в таблице.

Коды в табеле учета рабочего времени Т-13 с 2019 года Расшифровка
А Неявки с разрешения администрации
Б Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам
В Выходные и нерабочие праздничные дни
Г Выполнение государственных обязанностей
К Служебные командировки
Н Работа в ночное время
О Очередные и дополнительные отпуска
ОВ Дополнительные выходные оплачиваемые дни
ДО ОТ за свой счет
Р Р в табеле (расшифровка) — отпуск по беременности и родам
ОЖ ОО в табеле (расшифровка) — отпуск по уходу за ребенком
П Прогул
С Часы сверхурочной работы
НН Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)
ВУ Выходные по учебе
ОУ Учебный дополнительный отпуск
ПК Повышение квалификации с отрывом от производства
ЗН Замещение в 1-3 классах
ЗП Замещение в группах продленного дня
ЗС Замещение в 4-11 классах
РП Работа в выходные и нерабочие праздничные дни
Ф Фактически отработанные часы
ЛЧ Код для указания часов сокращения труда работникам

Можно ли использовать свои сокращения и расшифровки

Многие специалисты интересуются, можно ли добавить свои коды для табеля учета рабочего времени 2019.При необходимости предприятие вправе самостоятельно дополнить принятые сокращения (согласно статье Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н).

Например, для обозначения отпускного периода должен быть проставлен код «О» — очередные и дополнительные отпуска или «ОР» — по уходу за ребенком. Для удобства и разграничения видов отпусков специалисты вводят в обозначение «ДО», что означает отпуск за свой счет, в табеле учета рабочего времени обозначение достаточно часто используется. Или «КР» — перерыв на кормление ребенка.

При введении дополнительных значений необходимо издать приказ об утверждении обозначений, закрепив, таким образом, новые коды и их расшифровки движений служащих на рабочем месте в локальных нормативных документах.

Заполняем документ с использованием кодов

В бюджетных организациях применяется только унифицированная форма, утвержденная в статье Приказа Минфина РФ от 30.03.2015 № 52Н. Заполняется форма 0504424 двумя способами:

  1. Методом сплошной регистрации явок и неявок — отмечается каждый трудовой и выходной день в отчетном месяце. Проставляется код и количество отработанных на месте часов.
  2. Методом фиксации отклонений — заносятся только отклонения от установленного режима. Отмечаются неявки, сверхурочные, опоздания, отпуска и т. п. Форма 0504424 предусматривает при заполнении только буквенный код.

Выбор методологии составления формы определяется кадровой и организации. Расшифровки кодов, а также способ заполнения документа необходимо закрепить в локально-нормативных положениях учреждения.

Заполненная форма 0504421, помимо данных о фактически отработанных на месте часах, предусматривает только буквенные коды (Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н).

Необходимо помнить основные правила заполнения документа:

  1. Форма 0504424 открывается ежемесячно, за 2-3 дня до начала расчетного периода.
  2. Изменение списочного состава (фамилия, должность, режим работы) вносятся в форму на основании приказов по личному составу.
  3. В форме 0504424 в верхней половине строки регистрируются отклонения от нормального использования рабочего времени. Фиксируются часы, в нижней половине клетки — условные коды отклонений.
  4. В случае если у работника за один рабочий день два вида отклонений, то запись вносится через дробь, где числитель дроби — код, а знаменатель — часы работы. К примеру, код Н/2 означает, что работник отработал ночью 2 часа. В случае более двух отклонений, необходимо ввести дополнительную строчку на этого сотрудника и отразить отклонение в документе.
  5. Если в форме 0504424 внесены ошибочные данные, то оформляется корректирующий документ. Он создается с учетом всех изменений, сроков и в порядке, утвержденным учреждением.
  6. В строке «Вид» указывается: при первичном заполнении — цифровой код «0», при корректировке, начиная с единицы, проставляется код «1», «2» и т. д.

Кто должен вести

Документ заполняет ответственное лицо, назначенное приказом либо по всей организации, либо по отдельным подразделениям (кафедрам, отделам, факультетам и т. п), в зависимости от структуры и кадровой политики.

Время нахождения сотрудника в отпуске без сохранения заработной платы следует отметить в табеле учета рабочего времени, для чего применяются специальные буквенные и цифровые обозначения.

Данный учетный документ может составляться по типовой форме Т-12 или Т-13, при этом обозначение отпуска за свой счет в табеле учета рабочего времени одинаково независимо от применяемого бланка.

Различие в выборе необходимого кода для отражения в табеле связано с основанием для предоставления выходных дней без заработной платы

Обозначение в табеле:

  • если предоставление отпуска за свой счет является обязанностью работодателя по ТК РФ — то в соответствующих днях в табеле проставляется буквенный код «ДО» или цифровой «16»;
  • если предоставление осуществляется с позволения работодателя (по взаимному согласию сторон), то следует обозначать другие коды — «ОЗ» или «17».

Каждый день отпуска без сохранения заработной платы в табеле отмечается указанным кодом.

Как правильно отметить в табеле

Порядок обозначения в форме Т-12:

Порядок обозначения в форме Т-13

Как обозначать отпуск в табеле, если наступил больничный

Болезнь сотрудника в отпуске за свой счет не является поводом для выписки листка нетрудоспособности и его последующей оплаты, отпускной период не продляется. Листок может быть выписан работнику по окончании его отпускного периода без заработной платы, если на момент его окончания болезнь сотрудника не завершилась.

Другой порядок действует в отношении основного ежегодного отдыха, когда больничный подлежит оплате, а отпускной период продляется.

То есть фактическая болезнь сотрудника, взявшего выходные дни за свой счет, наступившая в период отдыха без содержания, никак не влияет на обозначение в табеле учета рабочего времени. Дни, когда работник болел, находясь в отпуске за свой счет, обозначаются в табеле теми же кодами, что и сам неоплачиваемый отдых: ДО и 16 или ОЗ и 17.

Если же работник находится в трудовом ежегодном отдыхе, то дни болезни, попавшие на отпускной период, обозначаются в табеле учета рабочего времени следующим образом:

  • код Б или 19 для больничного с выплатой пособия;
  • код Т или 20 для больничного без выплаты пособия.

Как оформить отпуск за свой счет

Любой сотрудник организации или какого-либо предприятия имеет право на оплачиваемый отпуск один раз в рабочий год. Но иногда возникают различные ситуации, из-за которых требуется освобождение от работы без прогулов или иных проблем. По решению руководства можно предоставить такое освобождение за свой счёт, т.е. зарплата в этот период начисляться не будет.

Отпуск без содержиния

Многие кадровые сотрудники, проработавшие не один год, сталкивались хотя бы раз с необходимостью предоставления отпуска без содержания. В некоторых случаях берётся один день, а иногда и больше из-за каких-либо непредвиденных обстоятельств. Это может быть как несчастный случай с близкими родственниками, так и просто желание немного отдохнуть и развеяться.

Если сотрудник готов пожертвовать своей зарплатой, а руководитель не против, то можно оформить так называемый отпуск за свой счёт. В данной статье представлен специальный образец приказа о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы, который поможет правильно оформить его. Скачать его можно здесь.

Согласно Трудовому Кодексу РФ, каждый сотрудник имеет право на компенсируемый отпуск в течении не менее 28 дней в году. Иногда эти дни можно использовать для внепланового отдыха или для отгулов, но при превышении установленного количества дней уже не будет начисляться зарплата и компенсации. Такие моменты порой вызывают немало сложностей, поэтому желательно разобраться, как оформить отпуск за свой счёт.

Инициатором отпуска без содержания может быть только работник

Оформление отпуска без содержания

Если нет никаких препятствий, в первую очередь со стороны начальника, то подобный отпуск может даваться сотруднику в любой момент и на любой срок. Ограничений практически нет, поэтому нужно только обговорить условия с непосредственным начальством. Как правило, если есть уважительная причина, то отказать в этом работодатель не имеет права. В список подобных причин входит:

  • рождение ребёнка;
  • бракосочетание;
  • смерть близких родственников;
  • ранения и тяжёлые травмы военнослужащих (только для родителей и близких родственников).

Обратите внимание: иными словами, работодатель не имеет права отказать в неоплачиваемом отпуске по семейным обстоятельствам.

Помимо этого есть несколько других важных аспектов. Работнику-инвалиду такой некомпенсируемый отпуск по желанию предоставляется на общий срок до 60 дней в году без указания конкретных причин. Работающие пенсионеры также имеют право взять отгулы на срок не более 14 дней в году. Подробнее об этом можно узнать в кадровом отделе своей организации, а также при непосредственном общении со своим начальством. Конечно, они должны быть достаточно квалифицированным в этом вопросе.

Для получения отпуска достаточно написать заявление

Отказ работодателя в предоставлении отпуска за свой счёт

Конкретные нормативные акты описывают, как часто можно брать отпуск за свой счёт. Если такая возможность предоставляется сотруднику в соответствии с законом РФ, то у работодателя просто нет права отказать. И это в свою очередь не может стать причиной для увольнения. Любой суд обяжет восстановить работник в должности или выплатить ему положенную компенсацию. Если сам начальник не против, то количество дней, взятых за свой счёт, может быть намного больше.

Однако бывают ситуации, когда работодателя просто не устраивает длительность отпуска или дата его начала. Вполне возможно, что он хотел бы как-то перенести его или сдвинуть на другой период. Однако он не имеет права этого делать, если срок отпуска не превышает установленный законом. Длительность и уважительные причины уже указывались выше. Сотрудник самостоятельно решает, нужно ли ему использовать положенные дни и когда это лучше всего сделать.

Обратите внимание: в спорных ситуациях сотруднику в свою очередь нужно быть готовым к тому, чтобы представить доказательства обоснованности причин. Например, необходимо показать справку об инвалидности или что-то другое (в зависимости от конкретной причины). Хотя чаще всего руководителям известен особый статус или положение дел, поэтому они готовы подписать приказ.

Заявление на получение неоплачиваемого отпуска

Основанием для получения отпуска служит непосредственное заявление самого сотрудника. После этого оформляется официальный приказ по форме NT-6 о предоставлении отпуска. В данном случае следует обратить внимание на несколько важных моментов. В разделе «Б» графы заполняются следующим образом:

  • разновидности – «отпуск без сохранения заработной платы»;
  • точное количество необходимых дней;
  • даты начала и окончания отпускного периода.

Эти аспекты желательно предварительно согласовать с начальством, чтобы не оформлять документы несколько раз. После этого можно подавать заявление на подпись. Если возникают трудности, то лучше ознакомиться с образцом. который поможет разобраться, как оформить отпуск за свой счёт с полной защитой своих прав.

Сам работник обязательно должен ознакомиться с приказом и расписаться потом, что он знаком с его содержанием. Это обоюдная процедура, поэтому важно исключить какие-то нестыковки, например, с датами начала и окончания. В противном случае работнику могут просто засчитать прогул или он просто отработает несколько дней бесплатно.

В самих документах много дополнительных строк, которые на первый взгляд непонятны или незнакомы сотруднику. При ознакомлении следует обратить внимание на обозначение в табеле учёта рабочего времени отпуска за свой счёт, где появляются соответствующие записи:

  • «ДО» или «16» – если отпуск без сохранения зарплаты предоставляется с согласия самого работодателя;
  • «ОЗ» или «17» – если работодатель просто обязан предоставить такой отпуск вне зависимости от своего желания.

Читайте также: Стимулирующие выплаты это по заработной плате

В личной карточке работника в кадровом отделе (специальная форма N T-2) также проставляется соответствующая метка.

Нюансы предоставления неоплачиваемого отпуска

Каждый работник ждёт своего отпуска и хочет, чтобы он выпал на удачное время. Согласно Трудовому Кодексу РФ официально полагается 28 дней. Такое решение принято в 2002 году и действует до сих пор. Но помимо этого также любой сотрудник может воспользоваться и другими положениями нормативных актов, в частности право на отгулы.

В данном случае возникает вопрос, как сдвигается отпускной период при отпуске за свой счёт более 14 дней. Это связано с тем, что некоторые работники по тем или иным причинам хотят продлить время освобождения от работы, и поэтому сочетают оплачиваемый и неоплачиваемый отпуск.

Обратите внимание: необходимо помнить о том, что календарный год не совпадает с рабочим годом, так как отсчёт ведётся от даты приёма на работу. Таким образом, далеко не всегда удаётся правильно рассчитать время, когда можно отдохнуть.

Согласно положениям российского законодательства, регулирующего трудовые отношения, рабочий год сотрудника смещается на то количество дней, который он взял за свой счёт сверх тех, кто предписаны законом (14 дней). Иными словами, если человек берёт отдых более чем на 2 недели, то это может повлиять на то, когда ему предоставят уже оплачиваемый отпуск. Он рассчитывается исходя из количества официальных рабочих дней.

Таким образом, можно выделить несколько важных особенностей:

  • каждому работнику положено 14 дней в году в качестве неоплачиваемого отпуска;
  • все дни, что превышают это количество, не учитываются при расчёте стажа;
  • все дни, что превышают это количество, отодвигают дату следующего оплачиваемого отпуска.

Рабочий год сотрудника смещается на то количество дней, который он взял за свой счёт сверх предписанных законом

Больничный лист во время отпуска

Трудовой Кодекс РФ строго регламентирует ситуации, связанные с болезнью сотрудника, в том числе во время его официального отпуска. Однако в тех ситуациях, когда он берётся за свой счёт, возникают определённые сложности в трактовках. Проще всего, если периоды болезни по медицинским справкам и приказу совпадают, тогда работодатель имеет полное право не выплачивать пособие. На его стороне Федеральный Закон №255, статья №9 (п.1).

Если болезнь началась во время неоплачиваемого отпускного периода и продолжается после его окончания, то возникает ряд трудностей. Работодатель должен рассчитать пособие с учётом количества дней, когда сотрудник уже должен был приступить к своим обязанностям. Нужно помнить, что врачи не имеют права выписывать больничные, если они не числятся на окладе в данный момент, поэтому справка должна оформляться в день окончания периода. Из-за этого работодатели могут отправить в поликлинику, чтобы получить другую справку или же вовсе будут предложены иные варианты расчёта начисленной зарплаты.

Таким образом, отдыхать можно сколько угодно, если начальник не против. Но эти дни не будут идти в зачёт рабочего стажа, а оплачиваемый отпуск также получить невозможно. Из-за этого вряд ли получится каким-то образом их сочетать.

В подобных вопросах нельзя забывать о статусе работника. Если это инвалид или пенсионер, то ему положено больше дней, поэтому необходимо проводить расчёт правильно. Сам человек в свою очередь должен внимательно следить за этими аспектами и отстаивать гражданскую позицию. Для этого нужно представлять доказательства или справки.

Как в табеле отметить отпуск без сохранения заработной платы?

Трудовой кодекс РФ предусматривает несколько разновидностей отпуска, одним из которых выступает отпуск за счет работника, когда за ним сохраняется рабочее место в организации, но не зарплата.

Отпуск без сохранения зарплаты – это вид освобождения сотрудника от выполнения трудовых обязанностей, при котором заработок работнику не выплачивается (ст. 128 ТК РФ). При этом по его окончании работник имеет право вернуться в компанию на свое прежнее рабочее место.

Обратиться к работодателю с целью получения отпуска без содержания работника побуждают существенные обстоятельства, а именно смерть близкого родственника, серьезное заболевание или заключение брака. При наличии документарного подтверждения таких обстоятельств наниматель не имеет права отказать работнику.

Процесс документарного оформления отпуска без сохранения зарплаты выглядит следующим образом:

  1. Сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации с указанием дат начала и окончания времени освобождения от трудовых обязанностей;
  2. Работодатель издает приказ о предоставлении отпуска сотруднику (форма Т-6), а кадровый отдел знакомит последнего под роспись с этим документом;
  3. Информация об отпуске размещается в личной карточке работника (Постановление Росстата №1 от 5 января 2004 года);
  4. Проставляются соответствующие метки в табеле учета рабочего времени.

Стоит отметить, что указание времени отпуска без сохранения зарплаты в табеле не всегда имеет одинаковое буквенное обозначение. Аббревиатура-код отражает основание для освобождения сотрудника от выполнения трудовых обязанностей. Всего используется два основных кода – ДО и ОЗ. В каких случаях их следует применять – пойдет речь в данной статье.

Основные аспекты отображения отпуска без сохранения зарплаты в табеле

Табель учета рабочего времени представляет собой документ, в котором отображается информация о числе отработанных сотрудником дней в месяце, количестве его неявок на рабочее место на основании уважительных и неуважительных причин. Этот документ несет на себе крайне важную функциональную нагрузку: на основании приведенных в нем сведений работнику начисляется зарплата.

Все работодатели РФ, вне зависимости от организационно-правовой формы деятельности, заполняют табель учета проработанного времени (ст. 91 ТК РФ). В этом вопросе их контролирует Федеральная комиссия по труду и налоговые органы.

Во многих российских организациях табель рабочего времени продолжают вести вручную и потому применяют форму Т-12. Когда же существует автоматический учет (так называемый «турникет»), то используется форма Т-13.

В чем особенности ведения табеля, который учитывает проработанное специалистом время и периоды его отсутсвия?

  • Во-первых, сведения в документ вносятся каждый рабочий день;
  • Во-вторых, по итогам месяца подсчитывается точное количество проработанных часов и дней отсутствия на рабочем месте;
  • И, наконец, заполненный единственный экземпляр передается в бухгалтерию – на его основании и начисляется зарплата.

Поскольку табель учета рабочего времени является официальным документом, то его заполнение осуществляется при условии строго соблюдения норм трудового законодательства. В частности, все явки и неявки работника отмечаются буквенными или числовыми кодами (на выбор кадровой службы организации). Это касается и периода пребывания работника в отпуске без сохранения оплаты труда.

Какое же обозначение отпуска за свой счет в табеле учета рабочего времени применяется в России? Все зависит от оснований освобождения работника от выполнения трудовых обязанностей, а именно (ст. 128 ТК РФ):

  • «ОЗ» или «17» применяются в том случае, если работник получил отпуск в связи с тем, что имеет прописанное в трудовом законодательстве основание – заключение брака, рождение ребенка или смерть близкого родственника (все основания должны иметь документарное подтверждение);
  • «ДО» или «16» используются тогда, когда освобождение от работы на определенный срок имеет место в связи с согласованием этого вопроса с работодателем (дополнительные основания для принятия такого решения, как правило, отражаются в коллективном трудовом договоре).

Читайте также: Декретный отпуск в 2019 году новый закон выплаты

Как указать в табеле иные периоды отдыха без сохранения зарплаты?

В практике деятельности российских организаций существуют некоторые особые случаи предоставления отпуска без содержания. Они несколько иначе отображаются в табеле учета рабочего времени, поскольку являются частными случаями, которые работодателю важно принять к сведению, а именно:

  • «УД» или «13» применяются в том случае, если сотрудник пребывает в учебном отпуске, который также не предполагает сохранения за работником его зарплаты (ст. 174 ТК РФ);
  • «ДБ» или «18» используется для ситуации, когда работник покидает свое рабочее место в связи с использованием права на дополнительные ежегодный неоплачиваемый отпуск.

Если с первым видом отпуска ситуация вполне очевидна, то вторая его разновидность вызывает немало вопросов даже у кадровых работников. В то же время российское трудовое законодательство четко определило спектр причин, на основании которых может иметь место освобождение от выполнения трудовых обязанностей в связи с ежегодным дополнительным отпуском.

  1. Сотрудники, ухаживающие за малолетними детьми, имеют право претендовать на него в том случае, если он предусмотрен коллективным трудовым договором (ст. 263 ТК РФ);
  2. Граждане России, которые имеют особые заслуги перед государством, в связи с чем отмечены государственными орденами и наградами (кавалеры ордена Славы, ветераны войн, герои труда и т.п.) также имеют право на такой отпуск (ст.8 Закона РФ№4301-1, ст. 6 №5-ФЗ);
  3. Пожарные, которые выполняют свои обязанности на добровольной основе в составе волонтерских бригад имеют право на дополнительный отпуск один раз в год, который они могут использовать или не использовать по своему желанию (ст.18 №100-ФЗ).

Важно упомянуть еще один нередко встречающийся в практике работы организаций случай, который отражается в табеле учета рабочего времени отметкой «НВ». Это бывает в том случае, если сотрудник компании решил заменить повышение зарплаты дополнительными выходными, предоставленными за сверхурочную работу или качественное выполнение рабочего задания и др. (ст. 152 ТК РФ)

Как отразить отпуск без содержания в табеле в часах?

Любой отпуск без сохранения зарплаты имеет свою продолжительность. Для его учета обычно используются календарные дни (ст. 128 ТК РФ). Однако такое правило применимо только для случаев, предусмотренных трудовым законодательством.

Так, в Трудовом кодексе РФ содержатся четкие сведения о том, на сколько дней предоставляется отпуск сотруднику, который отправился в вуз сдавать сессию, стал отцом ребенка или вступил в брак. Но что делать, если у отпуска за счет работника было иное основание, прописанное только в коллективном трудовом договоре?

  • время отсутствия сотрудника на его рабочем месте может выражаться в часах (чего не исключает действующее законодательство);
  • при подведении итогов в табеле часы переводятся в дни, что облегчает расчет зарплаты.

Стоит особо подчеркнуть тот факт, что перевод часов в дни осуществляется на основании той продолжительности рабочего дня, который принят в данной организации. При этом особое значение придается указанию дат начала и окончания отпуска без сохранения зарплаты. Как указывать часы в табеле учета?

  • каждый день в соответствующей графе проставляется код «ДО»;
  • рядом с ним приписывается количество часов, в соответствии с нормами коллективного трудового договора.

Важно добавить, что вне зависимости от ежедневного обозначения отпуска без сохранения зарплаты в табеле – итоги подводятся строго в календарных днях. Это связано с тем, что при повременной оплате труда начисление зарплаты происходит чаще всего на основании среднедневного заработка.

Таким образом, для того чтобы корректно отразить отпуск за счет сотрудника в табеле учета проработанного времени важно, в первую очередь, установить – на каком основании имело место освобождение от выполнения трудовых обязанностей. Даже в том случае, если кадровая служба ошибочно проставит в документе код «ДО» вместо «ОЗ» или наоборот – организации и самим ответственным лицам грозят существенные штрафы.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Как заполнить табель учета рабочего времени (образец)

В таблице рассмотрены чаще всего используемые условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Более подробное описание и полный перечень обычно располагаются на первом листе бланка. Это позволяет легче ориентироваться в обозначениях и определить, в какой ситуации что ставить в ячейку.

Обычное заполнение бланка

Заполнение табеля — работа кропотливая, требующая внимания. Выполнять ее можно, используя, например, метод сплошных явок и неявок.

В этом случае в каждую графу вносятся данные. Символами отмечается как присутствие сотрудников на рабочем месте, так и их отсутствие с указанием причин. Также указывается и количество часов, проведенное на месте работы.

В самом табеле это будет выглядеть так: в выходной день ставите букву «В», под ней 0, в рабочий день соответственно «Я» и количество часов, например 8. Аналогично выходным дням отмечаются различные причины неявок на работу, начиная с командировок и заканчивая отсутствием по неясным причинам.

Расчет табеля учета рабочего времени в этом случае проводить немного проще, потому что все необходимые цифры и обозначения находятся перед глазами. Особенно это относится к специалистам с маленьким опытом работы — так у них будет меньше шансов запутаться и допустить ошибку.

Заполняем табель учета рабочего времени с умом

Существует также метод регистрации отклонений. Он применяется, когда рабочий день имеет одинаковую продолжительность на протяжении всего периода. В этом случае отмечаются только нестандартные ситуации, то есть неявки, сверхурочная работа, командировки и т. п. При использовании такого метода затрачивается намного меньше времени, а итоговый результат получается одинаковым в обоих случаях.

На листе это выглядит следующим образом: в верхней строчке проставляются сведения об отсутствии сотрудника на рабочем месте — В, К, ОТ, НН, ПР, Б и другие. Нижняя строчка остается пустой. Ведь при окончательном подсчете отработанного времени нули значения не имеют, а при одинаковой длительности рабочего дня остается только выполнить простейшие действия: посчитать количество пустых клеток в верхней строке (это явки) и умножить на количество часов.

Этот метод более удобен для опытных кадровиков и бухгалтеров. Также он хорошо подходит для небольших организаций, где численность персонала маленькая. Если ваше руководство не знает о более простой системе учета рабочего времени, то самое время предложить это им.

Ведение табеля учета рабочего времени на компьютере

Помимо бумажной версии, существует и несколько электронных. Как говорилось выше, табели в обязательном порядке должны дублироваться. Это нужно для того, чтобы данные о работе сотрудников не были утеряны и подтверждалась их достоверность (ведь не везде есть возможность использования компьютера).

Одним из более доступных вариантов является созданный в офисных программах табель учета рабочего времени. Excel подходит для этих целей как нельзя лучше. Электронные таблицы позволяют создать любой вид и размер документа. Также благодаря возможности задания формул намного упрощается подведение итогов и подсчет промежуточных данных.

Использование специального программного обеспечения

При недостаточных навыках работы с электронными таблицами работником или руководством может быть подобрана другая подобная программа. Табель учета рабочего времени в таком случае будет иметь вид, схожий с бумажным вариантом. Это поможет сократить время работы с документом.

При этом стоит также учитывать, что каждая программа предполагает использование лицензионных версий. У разных поставщиков они, естественно, имеют свою стоимость. Например, программа «Табель учета рабочего времени» обойдется пользователям от 1000 руб. и выше — в зависимости от численности персонала.

Инструкция

Если сотрудник работал в праздничный день, который вы будете в последствие , в соответствующей графе в первой строке укажите пометку «РП», а число фактически отработанных часов в этот день – во второй.

Если в праздничный день сотрудник был в командировке, первую строку табеля отметьте буквенным кодом, который соответствует служебной командировке – «К». Вторую строку не заполняйте. Также помните, что , отправляя сотрудника , вы гарантируете ему сохранение средней заработной платы.

Если работник находится в отпуске, то в рабочий табель необходимо вносить праздничные дни, которые попадают на время его отпуска. Это делается потому, что согласно закону, эти праздничные дни не будут считаться как календарные дни отпуска. Выходные же дни, наоборот, включаются в дни отпуска и не отмечаются в табеле учета рабочего времени.

Если вы работаете с программой 1С, то отражение праздничных дней будет проходить следующим образом. Вам наверняка известно, что начисление оплаты за работу в праздничные дни производится только на основании приказа. Расчет этой оплаты осуществите в закладке «Расчет ЗП», где выберите пункт «первичные документы» и откройте документ «Оплата работы в праздники». Заполните его соответствующим образом и, если вы все сделали верно, после проведения документа в табеле учета все праздничные дни будут видны.

Табель рабочего времени – это очень важный документ, на основании которого в последующем будут проводиться все расчеты и начисления. Поэтому отнеситесь к его заполнению предельно внимательно, чтобы правильно отразить все выходные и праздничные дни и указать, в какие из них некоторые сотрудники выходили на работу.

Источники:

  • в табеле отмечается

При отправлении сотрудника в отпуск, который полагается каждому специалисту, осуществляющему исполнение обязанностей по трудовому договору более полугода, отметки производятся не только в графике отпусков, но и в табеле. Последний ведется для работников с повременной формой оплаты труда. Документ заполняется в печатной форме (Т-13) и от руки (Т-12).

Вам понадобится

  • - бланк уведомления;
  • - бланк приказа (форма Т-6);
  • - бланк табеля;
  • - бланк записки-расчета;
  • - график отпусков.

Инструкция

Когда время отдыха установлено графиком отпусков, за две недели до начала полагающегося отпуска кадровиком составляется уведомление сотруднику. Работник предупреждается в письменной форме. В уведомлении напишите период отпуска. На одном экземпляре документа специалист проставляет свое согласие в виде расписки и передает работодателю. Второй экземпляр специалист оставляет у себя.

За три дня до начала отпуска директором издается приказ. Используйте для этого форму Т-6. Укажите в распоряжении количество дней отдыха. Впишите дату начала, окончания отпуска. Заверьте приказ подписью директора, начальника кадровой службы. Ознакомьте работника с распорядительным документом под расписку.

С приказом об отпуске направьте сотрудника в бухгалтерию. Там специалистом заполняется записка-расчет. В ней указывается сумма денежной компенсации, которая рассчитывается бухгалтером на основании среднего заработка работника.

В табеле учета рабочего времени напротив персональных данных сотрудника, его должности, написанных во второй графе документа, табельного номера, указанного в третьем столбце, в верхней строке внесите условное обозначение «ОТ». Такой код проставляется при отправлении работника в ежегодный основной отпуск. Когда сотруднику полагается дополнительные дни отдыха, предусмотренные коллективным или трудовым договором, поставьте «ОД». При предоставлении отпуска без содержания по согласию с работодателем впишите буквенный код «ОД».

Согласно инструкции по ведению табеля в нижней строке проставлять ничего не нужно, то есть данное поле остается пустым. Многие кадровики отмечают период отпуска до его окончания. Но так делать нежелательно. Ведь у компании могут возникнуть обстоятельства, в связи с которыми руководитель может отозвать сотрудника. В таком случае неверная запись зачеркивается одной чертой. Сверху вписывается правильное обозначение, заверяется подписью лица, ответственного за ведение табеля. После этого документ отдается на подпись руководителю отдела, кадровому сотруднику. Когда табель заверен, исправлять недочеты не разрешается.

Источники:

  • Ведем табель учета рабочего времени
  • отпуск как отмечать в табеле
  1. учет прихода или отсутствия служащего,
  2. учет нестандартных ситуаций (не явился, пришел не вовремя, трудился сверхурочно).
  • Обозначение метода указания нескольких обозначений в один день:
  1. через дробь (/),
  2. организация 2 раздельных записей на сотрудника.
  • Определяемся с методом указания точного рабочего времени:
  1. по типу 2:30 (2 часа 30 мин),
  2. десятичной дробью 2,5 ч.
  • Решаем, как будем вносить изменения:
  1. составлением отдельного корректирующего табеля,
  2. своим способом.
  • Выбираем кодирование:
  1. буквы,
  2. цифры.

Когда перечисленные выше шаги пройдены, можно переходить к внесению записей в табель.

Обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

Заполнение происходит двумя способами:

  1. Методом сплошной регистрации явок и неявок - отмечается каждый трудовой и выходной день в отчетном месяце. Проставляется код и количество отработанных часов.
  2. Методом фиксации отклонений - заносятся только отклонения от установленного режима.

    Отмечаются неявки, сверхурочные, опоздания, отпуска и т.п., в форме 0504424 указывается только буквенный код.

Выбор способа определяется кадровой и учетной политикой организации. Табель учета рабочего времени обозначения, расшифровка кодов, а так же способ заполнения документа необходимо закрепить в локально нормативном документе организации.
В форме 0504421 табеля учета рабочего времени условные обозначения проставляются только буквенные символы (Приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н).

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Более подробное описание и полный перечень обычно располагаются на первом листе бланка. Это позволяет легче ориентироваться в обозначениях и определить, в какой ситуации что ставить в ячейку.

Обычное заполнение бланка Заполнение табеля - работа кропотливая, требующая внимания. Выполнять ее можно, используя, например, метод сплошных явок и неявок.


Внимание

В этом случае в каждую графу вносятся данные. Символами отмечается как присутствие сотрудников на рабочем месте, так и их отсутствие с указанием причин. Также указывается и количество часов, проведенное на месте работы.


В самом табеле это будет выглядеть так: в выходной день ставите букву «В», под ней 0, в рабочий день соответственно «Я» и количество часов, например 8. Аналогично выходным дням отмечаются различные причины неявок на работу, начиная с командировок и заканчивая отсутствием по неясным причинам.

Значение буквенных и условных обозначений в табеле учета рабочего времени

Целью такой сверки является уточнение, какие часы были пропущены по уважительной причине, а какие считать за прогул.

  • Учет времени может быть проведен двумя способами:
  1. учет приходов на работу и пропущенных смен,
  2. учет исключительно особых ситуаций (прогулов, задержек, сверхурочного времени).
  • Если кто-то из служащих был уволен, его табельный номер убирают из списка в след. месяце после его ухода.
  • При приеме в компанию новых работников их табельные номера заносят в базу данных в этом же месяце.
  • Записи в табеле делаются только при наличии подтверждающих документов:
  1. об отсутствии в раб.

Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени

Инфо

Что касается совместителей, приходится закреплять за ними сразу 2 номера, потому что на них должен быть составлен стандартный пакет документов по трудоустройству. Трудовое время будет учитываться раздельно по обоим табельным номерам.

  • Верхние строчки в графах 5, 7 (форма Т-12) заполняются данными о числе дней, которые сотрудник полностью отработал.

Нижние строчки - для раб. времени за период (в часах).
  • Кадровый служащий по окончании каждого месяца получает от сотрудников, которые вели табели, готовые отчеты. Его задача будет сравнить сведения в отчетах с информацией из отдела кадров.

    • При необходимости он указывает причины, почему работник не приходил на службу. Также он проверяет, когда сотруднику давали отпуск, когда он получал командировочные.

    Страница не найдена

    Все дни, в которые сотрудник не участвует в производственном процессе, помечаются кодом «В(26)» (выходной). Сотрудница предприятия находится в отпуске по уходу за ребенком Она вправе трудится неполный день.

    В таблицу ставится код «ОЖ(15)» и прочерки по трудовому времени. Должны быть организованы 2 доп. строки: для кода «Я(01)» (трудовое время сотрудников с полной занятостью) и для отметки часов работы.

    Так будут в наличии сведения по статистике и рабочее время для расчета зарплаты. Выступление служащего предприятия в суде Указывается как «др.

    причины неявки», доказательством отсутствия из-за вызова на судебное заседание служит справка-вызов. Командировка 1-ая строка: число рабочих часов, исходя из режима по основному месту занятости. 2-ая строка: код «К(06)» (командировка). В списке общего числа отработанных часов (дней) за месяц в гр.

    Онлайн журнал для бухгалтера

    Если трудовое время учитывается обычным способом, подойдет форма Т-12. Добавление доп. графов в табель законно, однако потребуется приказ начальства. Читайте также статью: → «Рабочее и время отдыха по ТК РФ» Некоторые особенности работы с табелем учета трудового времени:

    • нескольких табелей по одной компании или одному ее подразделению быть не может;
    • в него ежедневно заносятся записи, подкрепленные документально;
    • удаление из табеля графов и строк запрещено.

    Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени: кто заполняет табель В фирме обязан быть человек, который несет ответственность за достоверность и полноту данных в табеле. Если в должностной инструкции не числится такая обязанность, руководитель компании издает приказ.
    Обычно за внесением сведений в табель следит бухгалтер по вычислению зарплаты или сотрудник кадровой службы.

    Табель учета рабочего времени: расшифровка сокращений

    В таком случае эта обязанность возлагается на мастера или начальника подразделения отдельным приказом или прописывается в трудовом договоре. Алгоритм работы с табелем В первую очередь необходимо знать о том, что на каждом предприятии в обязательном порядке должен быть обычный (то есть в бумажном варианте) табель учета рабочего времени. Бланк можно либо самостоятельно распечатать, либо заказать в типографии. Существуют две утвержденные формы: Т-12 и Т-13. Их отличие в том, что в первой не только учитывается рабочее время, но и есть графы для расчета ежемесячной оплаты труда. Заполняются они по одной схеме, а именно каждый месяц первого числа открывают новый табель.

    Как в табеле обозначаются праздничные дни

    ОЗ Отпуск, который не подлежит оплате. 19 Б Временная нетрудоспособность (оплачиваемая) За исключением ситуаций, отмечаемых шифром «Т». Отмечается болезнь работника, присмотр за больным родственником, карантин.

    В любой ситуации необходим больничный листок, выдаваемый врачом. 20 Т Неоплачиваемая нетрудоспособность При бытовой травме, присмотре за больным родственником и т.п. 21 ЛЧ Сокращенное время труда Оформляются приказом начальника. 23 Г Пропуски с сохранением зарплаты. 24 ПР Пропуски дольше 4-х часов Пропущенное время должно быть непрерывным, т.е. отсутствие на работе все 4 часа подряд. Сюда относятся псевдозабастовки, административный арест и т.д.

    Проставление делается по докладным запискам руководителей подразделений, объяснительных работников, актов специальных комиссий и т.п.

    Аналогичная сплошная регистрация производится при нахождении работников в отпуске по беременности и родам (Р), в отпуске по уходу за ребенком по достижению им возраста трех лет (ОЖ) и неоплачиваемом отпуске (ДО). 4. Каким образом обозначаются выходные дни в отпуске? Если при нахождении работника в ежегодном основном оплачиваем отпуске (ОТ) или в ежегодном дополнительном оплачиваемом отпуске (ОД) на период его отдыха выпадает выходной праздничный день, в табеле код ОТ или ОД подлежит замене на В (выходные дни и нерабочие праздничные дни), потому что, в соответствии со статьей 120 ТК РФ, нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

    5.
    Как правильно вести учет рабочего времени, если предприятие небольшое и режим работы пятидневка? Единого подхода к ведению учета не существует, можно вести сплошной (регистрировать все факты), а можно только учет отклонений (временная нетрудоспособность, отсутствия по невыясненным причинам и т. д.). Основной критерий - это корректность фиксации фактически отработанного времени на бумажном носителе, так как этот документ является первичным для расчета оплаты труда. В повседневной работе первый вариант более удобен при суммированном учете трудовых периодов, второй вариант предпочтительнее, когда продолжительность рабочего времени неизменна, как в случае с пятидневкой.

    В любых организациях в обязательном порядке ведется табель учета рабочего времени. Правила оформления этого документа, его назначение и готовый пример, который можно использовать в качестве образца – все это рассматривается далее.

    Скачать образец бланков можно в конце статьи.

    Планируемая продолжительность смены и общее количество рабочих дней в месяце практически всегда будут отличаться от часов и дней, которые были отработаны фактически. Для фиксирования факта и ведется табель учета: он позволяет собрать все сведения о рабочем времени, которое было на самом деле отработано.

    Назначение этого документа двойное:

    1. Получить сведения обо всем отработанном периоде времени.
    2. Получить данные по неявкам за аналогичный период.

    Подобная информация пригодится, прежде всего, бухгалтеру. Также сведения понадобятся некоторым проверяющим лицам – соответствующее описание приведено в таблице.

    бухгалтер расчет всех выплат, которые необходимо перечислить работающим: зарплата, отпускные, командировочные и др.
    представитель ФНС инспекторов интересует корректность начисления выплат и налогов с них: часто компанию проверяют на предмет того, не была ли занижена налоговая база
    сотрудник ФСС отработанное время интересует фонд в связи с расчетом социальных пособий (например, по уходу за ребенком)
    работник трудовой инспекции инспекторов интересует, не были ли нарушены права работающих
    представитель Росстата сотрудники Росстата собирают статистические данные – например, по информации из табеля оформляют единую

    Форма: бланк и образец

    Каждая компания вправе применять как собственный образец, так и вести учет рабочего времени с помощью специальной формы Т-12 . Можно взять за основу именно ее бланк (он приводится ниже) и адаптировать под потребности компании.

    Документ состоит из 3 основных частей:

    1. На титульной странице приводится единая система кодов, с помощью которых обозначают, например, дополнительные выходные (в счет переработок), заболевания по больничным, простой в связи с виной работодателя и др. Каждое обстоятельство имеет буквенный и цифровой код.
    2. Вторая (табличная) часть – это собственно учет рабочего времени. Он осуществляется в каждодневном режиме (включая дни выходные и праздничные).
    3. И третья часть представлена также в виде таблицы. В ней приводятся сведения по выплату зарплаты (суммы, часы и дни, ставка).

    Вот как выглядит пустой бланк формы Т-12.



    Наряду с формой Т-12 существует и Т-13. В ней отсутствует последняя (третья) часть – то есть этот документ представляет собой простой табель для фиксирования рабочего времени, без расчетов по зарплате. Готовый пример документа показан ниже.


    Порядок ведения

    Ведут документ специально назначенные сотрудники: они фиксируют рабочее время по каждому дню. Как правило, ответственный за корректное оформление – это директор структурного подразделения (например, отдела продаж). Ответственность может разделить и его заместитель. Если компания достаточно большая, вводят специальную должность табельщика, который и фиксирует все сведения.

    В любом случае ответственные лица всегда назначаются руководителем, о чем выходит соответствующий приказ (образец свободный) – например, документ, показанный ниже.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. С текстом приказа все ответственные должны ознакомиться и поставить свою подпись и дату.

    В общем случае порядок выглядит так:

    1. Ответственное лицо фиксирует сведения за каждый день.
    2. После заполнения (по истечению месяца) документ передают в отдел кадров.
    3. После отдела кадров он поступает в бухгалтерию.
    4. Последняя подпись остается за руководителем структурного подразделения.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Когда документ будет заполнен и подписан всеми ответственными лицами, то его подшивают и отправляют в архив на хранение. Минимальный срок хранения составляет 5 лет. Но если труд на предприятии осуществляется в опасных и вредных условиях, время хранения значительно увеличивается – не менее 75 лет.

    Как заполнять табель: пошаговая инструкция

    При заполнении применяется единая система обозначений. В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция». Берутся во внимание только те сотрудники, которые имеют трудовой договор, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.

    Не учитываются данные по таким работникам:

    • трудящимся неофициально;
    • внешним совместителям;
    • работающим на основании гражданского договора.

    Порядок заполнения предусматривает корректное оформление титульного листа и собственно табличной части.

    Титульный лист

    Здесь фиксируются такие сведения:

    1. Название компании (допускается краткий вариант, например, ООО «Альфа»).
    2. Коды по ОКУД и ОКПО.
    3. Номер – систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.
    4. Отчетный период – т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.
    5. Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

    Табличная часть

    Здесь нужно заполнить все графы:


    Сведения для расчета зарплаты

    Если ведется форма Т-12, то заполняется и этот раздел. Здесь фиксируются сведения в основном о 2 формах выплаты:

    1. Собственно зарплата (обозначается 4-значным кодом 2000).
    2. Выплаты за отпускные дни (обозначается кодом 2012).

    Все суммы списываются с так называемого корреспондирующего счета – он будет одним и тем же, вне зависимости от вида выплаты.

    Как обычно, рабочее время фиксируется с учетом суммарного количества дней и часов.

    В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:

    • лицо, ведущее документ (если таковой есть)
    • представитель отдела кадров;
    • начальник подразделения.

    Видео инструкция по оформлению

    Видео комментарий по заполнению:

    Дополнительный лист

    Есть несколько случаев, когда самого табеля не хватит, поскольку учет предполагает фиксирование дополнительной информации. Тогда следует оформить еще один лист:

    1. Если сотрудник увольняется в середине месяца или в начале. В этом случае все фактически отработанные дни и часы фиксируются как раз на дополнительном листе. А в бланке делают запись «Уволен» ровно той датой, когда и состоялось увольнение. Затем документ сдается вместе с дополнительным листом.
    2. Также он понадобится, когда работник не работал, но при этом на контакт не вышел и о причинах своей неявки не уведомил. Если он так и не появился (или не взял документов, подтверждающих уважительность причины), и наступило время сдавать документ, ставится код 30 (буквенное обозначение «НН»).

    В подобных случаях лучше делать все отметки карандашом. Если впоследствии выяснится, что работник, например, получил больничный, следует проставить отметку по коду 19 (буква «Б»).

    Суммированный учет: особенности расчета

    Если нормальное количество часов (8 часов в день и 40 часов в неделю) соблюдать не удается, то общую продолжительность фактически выработанного времени определяют как простую сумму. Такой порядок существует на предприятиях, которые:

    • работают круглосуточно, посменно;
    • используют гибкий график;
    • организуют вахтовый метод работы.

    Тогда основным понятием становится учетный период. – календарный месяц, 1 квартал или весь год. Конкретный интервал выбирается в зависимости от особенностей работы предприятия. Например, если предполагается труд в опасных и вредных условиях, то за основу берется период в 1 квартал.

    Если в течение какого-либо времени сотрудник не выполнял работу по уважительным причинам, то это время не учитывается (т.е. оно исключается полностью).

    Нестандартные ситуации: что делать

    В большинстве случаев документ оформлять достаточно просто, поскольку учет основан на равномерном, одинаковом распределении рабочего времени по каждому сотруднику. Однако подобный порядок нередко нарушается в силу определенных обстоятельств, например:

    1. Если коллега отпрашивается, и руководитель не возражает, то фиксируют только фактически отработанные часы (целым числом). Отсутствие обозначают пометкой «Я» или двумя цифрами «01».
    2. Если он заболел, то ставят «Б», а в нижней части поля оставляют пустыми. Разумеется, наличие больничного – обязательное требование для такой пометки.
    3. Если был запланирован , и работник взял его по согласованию, в соответствии с действующим порядком, ставят обозначение «НВ» (в цифровом варианте код «28»). Бывают случаи, когда истинные причины отсутствия временно неизвестны. Тогда можно поставить «НН», но в случае прояснения ситуации выбирается соответствующее обозначение, а «НН» зачеркивается.
    4. Если коллега отправился в командировку, помечают «К». Когда он официально вернется и приступит к обычным обязанностям, ставят букву «Я».

    Как внести изменения

    Учет рабочего времени предполагает фиксирование информации, которая может измениться в течение дня или недели, поэтому и табель предусматривает возможность внесения изменений. Корректировки необходимо вносить для того, чтобы отразить фактическую ситуацию, истинность которой подтверждается документально.

    При этом существуют 2 способа внесения исправлений:

    1. Допускается наличие неточностей, но при этом документ дополняется так называемым корректирующим бланком. Обе бумаги подаются для проверки вместе.
    2. Корректируется исходный документ, а дополнительный бланк не составляется. Тогда нужно осторожно перечеркнуть все неверные данные. Это делается с помощью горизонтальной черты. Если ошибочные сведения содержатся в соседних полях, прочеркивается единая линия.

    При этом обязательно вносится соответствующая запись, которая детально объясняет ситуацию, например.