Согласитесь, что постановка задач — это один из самых важных этапов в работе руководителя любого звена. Наверное, даже самый важный после планирования.
Во многом от того, насколько правильно будут поставлены задачи, зависит то, насколько будет достигнута поставленная цель.
Чтобы правильно поставить задачу подчиненному, примените восемь правил:
1. Задача должна быть конкретной.
Если задача не будет конкретной то вы не узнаете, что задача выполнена.
Цель должна быть совершенно четкой. Так, как принято их ставить у военных или у людей с техническим образованием. Цель обязательно точна.
Точность – залог того, что задание, которое Вы даете сотруднику, будет понято им совершенно четко. Исключается неправильная, самовольная трактовка. Тем самым Вы элементарно экономите свое собственное время. Ведь, если Вы все объяснили совершенно четко, сотрудник просто-напросто не будет заходить и переспрашивать у Вас Ваше же задание.
2. Задача должна быть позитивной.
Требуйте того, что хотите, а не того, чего не хотите получить от подчиненного.
___________________________________________________
3. Переспросите, как подчиненный понял задачу.
После того, как Вы что-то поручили сотруднику, не забывайте его спросить: «Понял? Расскажи, как понял. Что будешь делать? В какой форме (как) предоставишь отчет? С помощью кого и чего выполнишь эту задачу?»
Обязательно перепроверьте понимание подчиненным поставленных ему задач. После постановки задачи скажите примерно следующее: «Итак, подведем итоги нашей встречи. Как ты понял, что тебе необходимо сегодня сделать?» И слушайте, слушайте, слушайте…
Когда вы научитесь слушать, то узнаете:
- что каждый человек по-своему понимает поставленные ему задачи, и тогда вы сможете своевременно подкорректировать его понимание;
- что человек не всегда хочет выполнять поставленную задачу, и это отражается в его голосе и поведении. В этом случае подчиненному необходимо объяснить, зачем это необходимо делать, т. е. показать важность выполнения задачи.
Поручение должно быть ЧЕТКО сформулировано.
___________________________________________________
4. Оговорите четкие сроки.
Определите конкретные сроки к которым поставленная задача должна быть выполнена.
Важно! Обговаривать стоит не только срок выполнения того или иного поручения, но и рубежные точки контроля.
___________________________________________________
5. Позволяйте сотрудникам проявлять инициативу.
Обратите внимание, что не стоит предоставлять подчиненным жестких пошаговых инструкций и расписывать все до мелочей. Если кое-где сотруднику нужно будет проявить инициативу, самостоятельность, смекалку, то это только будет увеличивать его мотивацию. Он будет чувствовать свою ответственность, а, значит, и значимость для компании. Таким образом,
Вы даете ему понять, что доверяете ему как профессионалу, тем самым придавая ему дополнительную уверенность и желание работать.
___________________________________________________
6. Назначайте ответственных.
Здесь, я думаю, вообще без комментариев. А то потом получится: «Что делать, и кто виноват?»
___________________________________________________
7.Побудите к действию.
После постановки задачи побудите подчиненного к немедленному действию. Например, скажите: «Итак, задача понятна? Тогда вперед!» Энергично встаньте и укажите жестом на дверь. Часто людям не хватает толчка к действию. Руководитель - катализатор для своих подчиненных.
Хотите быть лидером? Побуждайте к действию! Сделайте это прямо сегодня.
___________________________________________________
8.Проконтролируйте выполнение задания.
Каждый человек стремится к комфорту, и у каждого из нас своя зона комфорта. Когда мы ставим задачи, то мы влияем на зону комфорта человека, и он начинает сопротивляться.
Подчиненный будет с полной ответственностью относиться к заданию только в том случае, если вы его дождались и спросили о выполнении задания в тот же день. И так каждый раз.
Если вы один раз не спросили его о выполнении задания или сделали это с опозданием, то в следующий раз подчиненный воспримет задачу как пожелание. При встрече с подчиненным для проверки выполнения им задачи начните энергично: «Ну, рассказывай о своих сегодняшних достижениях». Если вы сделаете это именно с такой интонацией — вы дадите подчиненному понять, что ждали выполнения поставленной задачи.
По поведению вы сможете судить о внутреннем состоянии подчиненного:
- «выполнил»,
- «выполнил, но не все»,
- «не выполнил»,
- «мне все равно».
Эта информация будет вам полезна для последующих действий в обратной связи.
Каждый - умный, думающий, творческий и ответственный
человек. Если это не про ваших сотрудников - значит, вы что-то делаете не так. При должном уважении к собственным
способностям любой сотрудник даст отличный результат.
Я нащупал метод, чтобы с каждой новой задачей сотрудники чувствовали себя окрыленными и свободными. Пользуюсь им
в работе. Возможно, он пригодится и вам.
Проблема, а не приказ
Какую из этих задач вы бы хотели получить?
Правильно поставленная задача - это проблема, которую сотрудник должен решить оптимально и творчески. Это не
приказ и
не прямая инструкция.
Задачи-приказы
Задачи-приказы подразумевают тупое выполнение строго в поставленных рамках. Это тупиковый путь.
Сказано подготовить отчет - человек подготовит отчет, без мысли о том, как его потом будут использовать и зачем он
нужен. Часто сделает абы как.
Задачи-приказы грозят неприятными последствиями:
Сотрудник отвечает только за то, что ему формально поручено. Если результат нельзя
использовать дальше, это не его забота. Неправильно поставлена задача. «Я не виноват».
У сотрудника накапливается ощущение, что начальник - идиот. Потому что сотрудник «лучше
знает, что нужно делать», а начальник поручает ему ненужную и неинтересную работу. «Я работаю с клиентом, а он меня
отрывает и заставляет писать какой-то формальный отчет».
Постепенно сотрудник теряет волю и интерес к работе, деградирует и становится одним из тех,
кому для работы нужна палка. У сотрудника складывается ощущение, что это и есть работа - тупо выполнять нудные
неинтересные поручения за зарплату. На следующем месте работы все повторяется. Уныние, тлен, планктон.
Задачи-проблемы
Задачи-проблемы подразумевают, что сотрудник самостоятельно выбирает конкретный способ решения, отвечает за свой
выбор и за весь результат. Это путь роста и развития.
Если начальнику нужны цифры о продажах, сотрудник может предложить не только отчет. Может быть, начальнику нужно
всего два числа, и сотрудник сам впишет их в таблицу. А может быть, этот процесс вообще нужно автоматизировать.
Решая проблемы, сотрудник все время развивается:
Так как он сам выбирает способ решения, он отвечает за результат и думает о других
участниках процесса. Он становится хозяином своих решений, своей работы, своей карьеры и жизни. Он становится
свободным.
Где свобода, там и ответственность: если его решение не подходит коллегам, это уже сфера
ответственности сотрудника, и он сам скорректирует работу.
Сотрудник понимает смысл своей работы в масштабе компании, осознает собственную пользу.
Даже если приходится делать что-то монотонное и трудное - теперь это выбор сотрудника, и он знает, насколько эта
работа важна. Он видит связи между своей задачей и судьбой компании. Он не жалуется, что работа неинтересная. Он сам
себе супергерой.
Обратите внимание: дело не в кардинальных переменах в корпоративной культуре. Дело в том, как
руководитель формулирует задачу. Дело в словах.
Правильная задача
Задача-проблема состоит из типовых элементов, которые помогают сотруднику найти правильное решение.
Вот они:
ПРЕДЫСТОРИЯ
Объясните сотруднику, откуда эта задача берется и что из нее следует. Можно коротко:
Я приготовила борщ.
Звонил твой клиент из Мурманска, спрашивал тебя.
Послезавтра совет директоров, мне нужно презентовать результаты работы
филиала.
А можно и обстоятельно, если сотрудник плохо знаком с темой:
Каждый день к нам на сайт приходят 100 000 человек, чтобы купить
билеты. Мы запустили для них классную услугу - страхование. К сожалению, только 0,01% посетителей
заказали эту услугу за 2 недели. Конкуренты продают такую же услугу каждому пятому клиенту.
Такое описание требует времени, но только так сотрудник увидит смысл своей работы в масштабах
бизнеса.
СУТЬ И УСЛОВИЯ ЗАДАЧИ
Опишите результат, который вы хотите получить. Если нужно - условия и ограничения. Не забудьте
о сроках и количественных показателях. Пока что не прописывайте конкретные шаги.
Нужно сделать так, чтобы каждый четвертый посетитель сайта
оформлял
у нас страховку.
При этом мы не можем своими силами переделать главную страницу или
переписать код. Все, что у нас есть - это блок «новости» и раздел с рекламой.
ЦЕПОЧКА
Обязательно опишите, что произойдет с результатами работы человека на следующем этапе и кто за него
отвечает.
За сайт у нас отвечает Миша. Он будет реализовывать твое решение. Узнай
у него, в каком формате он хочет получить от тебя решение.
ОБЪЯСНЕНИЕ СРОКОВ
Ставить сроки просто так, с потолка, бесполезно. У всех есть дела поважнее. Чтобы ваша задача
поднялась в приоритете, объясните срок:
Нужно успеть внедрить и протестировать решение к 1 сентября. 2 сентября
начинается спецпроект, который принесет нам в два раза больше клиентов. Если они тоже не купят
страховку, мы недополучим миллион.
Не забудь, что нужно не только придумать решение, но и внедрить его
с Мишей и протестировать эффективность на текущих посетителях, не менее двух недель. Для этого твое
решение должно быть готово в пятницу.
МОТИВИРОВКА
Если у сотрудника есть коллеги такого же уровня, у него может возникнуть вопрос: «Почему я?».
Не из вредности, а из здорового любопытства. Отвечайте на него так, чтобы сотрудник гордился
собой:
После того, как ты в прошлый раз поднял конверсию сайта на 7%, я могу
доверить эту задачу только тебе.
Теперь сотрудник не сомневается, что он тот самый человек, который должен это сделать.
ВАРИАНТ РЕШЕНИЯ
В самом конце, когда задача поставлена и сотрудник чувствует себя хозяином ситуации, можно предложить
свое видение решения. Но не представляйте его как единственно верное:
В жизни
Попробуем «собрать» описание задачи из этих компонентов. Проследите, как части складываются
в целое.
НОВАЯ УСЛУГА
Саша! Каждый день клиенты спрашивает нас об услуге удаленного обслуживания.
Очевидно, что им это нужно, и мы можем на этом заработать.
Что мы с этим можем сделать? Ты как руководитель проектного отдела лучше
всех знаешь наши возможности.
Я хочу, чтобы ты рассказал об этой идее на совете директоров в пятницу.
Обычно на таких встречах нужно рассказать о конкурентах, наших возможностях и перспективах;
представить план на три месяца и команду.
На совете будет Белинский, он занимался удаленным обслуживанием в своей
предыдущей компании.
Прилагаю к задаче мою презентацию по пилотному проекту с Архангельском.
Можешь использовать эти наработки. Но вообще дело не в презентации, а в том, чтобы хорошо знать
тему.
Полная совместимость
Красота метода в том, что по этой схеме можно поставить любую задачу, и в каждом случае исполнитель
будет чувствовать себя свободным.
В то же время, это не ультралиберальная корпоративный культура со свободным графиком. Вы ставите
такие же сроки, требования и ограничения. Ответственность сотрудника возрастает. Ответственность
руководителя тоже: спрашивать придется еще более строго. Сотрудники развиваются. Компания идет
вперед.
Статья Максима Ильяхова
Часто в бизнесе результат и ожидания не совпадают, вызывая ощущения досады и попусту потраченного времени. Иногда в этом винят людей, выполняющих поручения, говоря об их минимальных способностях, безответственности и переизбытке лени. Не прокаченный руководитель винит сотрудника, а опытный начнет с себя.
По статистике, чаще всего подчиненные не понимают ожиданий от них и даже до конца не осознают возложенной ответственности.
Как показала практика между точными науками и менеджментом много общего, об этом говорит и способ правильной постановки задач . Простая логика и структура, проследовав которой руководитель доволен итогом, а работник доволен руководителем.
Назначение будет предельно понятным при использовании технологии SMART (в переводе с англ. «Умный»), эта техника и является стандартом для оценки качества выданной задачи .
Алгоритм умной постановки задач для сотрудников
Шаг 1: Выдача информации.
Задача должна быть:
S – Конкретной (содержать полную и наглядную информацию для четкого понимания).
M – Измеримой (параметры для оценки ее поэтапного достижения).
A – Достижимой (трудной, но выполнимой).
R – Ориентированной на результат (как поймет, что достиг).
T – Определена во времени (конечные сроки).
Многим известна эта техника, но кто ей постоянно пользуется? Ведь знать и применять это разные вещи. Формулировка: «Нужно сделать хорошо и быстро, иди и сделай это как можно скорее», скромно говоря, далека от идеала.
Шаг 2: Мотивация.
Можно сказать подчиненному, что его взяли для выполнения функционала и у него нет выбора; а можно зажечь на ее реализацию. Трудозатратнее и эффективнее станет второй вариант. Доказано исследованиями, что замотивированный сотрудник в разы эффективнее напуганного и заруганного. Мотивация на выигрыш от реализации (рост, карьеру, почет – у каждого свое) быстрее активирует человека.
Ведь лучше работает тот, кто делает это для себя, а не потому, что просто надо.
Шаг 3: Логика постановки.
Предлагаемый алгоритм стал неотъемлемым инструментом управленцев.
1. Озвучить по SMART.
2. Записать формулировку обоим участникам беседы.
3. Дать возможность задать вопросы, доходчиво ответить на них.
4. Снять информацию с него информацию о понимании изложенного (пункт один из самых значимых).
5. Убедиться, что правильно осознает положительный исход дела и зоны ответственности.
6. Правка недопонятых аспектов.
7. Повторная проверка на правильность понимания всех важных деталей.
Шаг 4: Оценка средств для решения.
Совершенно необязательно разжевывать сослуживцу все нюансы, достаточно убедиться, что он использует нужные ресурсы. Если человек опытный можно обсудить методы получения информации (интернет, коллеги, конкретные книги) для более молодых рассказать о прошлом опыте решения, дать больше деталей. Ключевой момент: если хочется, чтобы итог был равен выставленной цели, давать основные и обязательные моменты под запись, максимально детально.
Шаг 5: Обговорить риски.
Заранее обсудить моменты, вызывающие опасение, на пути решения вопросов и с чем он точно не согласен, а возможно, не готов сталкиваться. Так можно уберечься от затягивания сроков, увидеть возможные промахи и зоны для контроля.
Шаг 6: Взять обязательства по выполнению.
Слова «Я сделаю все возможное» или «Я постараюсь» руководители принимают, как готовность выполнять порученное. Важно не напутать два значения: «попробую» не равно «добьюсь результата». Если человек не берет на себя конкретных обязательств по положительному завершению, скорее всего, можно не ждать полноценной отдачи.
Шаг 7: План действий при отклонении от графика.
Встречаются ситуации, когда наступает дед лайн, а достижений нет. Налицо 2 управленческие ошибки: не объяснено, что делать, если все пошло не так и отсутствие промежуточного контроля. Спасает четкая последовательность действий на случай риска, тогда не будет сбоев, когда исправить уже ничего нельзя.
Гениальное просто, любой менеджер сможет с легкостью добиться полного понимания и максимальной отдачи. Главным фактором успеха станет выполнение всех семи шагов единовременно, ведь технология работает только тогда, когда ее использую полностью и стабильно.
Жизнь связана с задачами. Они повсюду: большие и маленькие, важные и не важные, срочные и не очень.
Жена просит забронировать билеты на Новый год, я прошу подчиненного подготовить документы по сделке. Не забронирую билеты сегодня, завтра они будут стоить дороже. Работник не подготовит документы вовремя - сделка отменится, компания потеряет деньги.
От результата выполнения задач зависит успех проекта или компании. Отсюда первая проблема любого бизнеса - исполнение задач.
Руководитель хочет, чтобы подчиненные выполняли задачи чётко и в срок. Если задача не выполнена или выполнена, но не так, виноват работник. Машина по выполнению задач дала сбой. Машину надо заменить. Это психология руководителя. И я так думал, пока не понял, что причина нечёткого выполнения задач не в работниках.
Они не роботы, а умные, думающие, творческие и ответственные люди. Я сам выбирал их в команду. Проблема во мне: я, как и многие руководители, не уделяю должного внимания постановке задач.
Формула эффективной задачи
Формула эффективной задачи, за которую работники принимаются с радостью и рвением, состоит из шести простых правил.
1. Обозначьте проблему
За каждой задачей руководителя - боль.
Если я прошу подчиненного что-то сделать, значит, мне зачем-то это нужно. Но объяснять это подчиненному руководители не считают нужным. В итоге работник думает, что начальник просто хочет нагрузить подчиненного рутинными задачами.
Статья по теме: Где искать исполнителей, чтобы делегировать работу
К примеру, я прошу менеджера проанализировать отчёт по лидам. Основная работа менеджера - работа с клиентом. Анализ отвлекает от основной работы. Менеджер тупо собирает данные и абы как делает отчёт, лишь бы поскорее избавиться от рутинной и не важной задачи.
Правильно поставленная задача - проблема, которую работник должен решить наилучшим образом и творчески. Это не приказ и не прямая инструкция.
Решая проблемы, а не тупо выполняя поручения, работник развивается. У него появляются нестандартные идеи, которые помогают компании двигаться вперед.
2. Опишите смысл проблемы в масштабах бизнеса
Если работник не понимает, зачем именно он готовит тот же анализ, сделает он его плохо. Объясните, что произойдет с результатом работы после.
С анализом отчета будут работать маркетологи. На основе собранных данных, они скорректируют рекламную кампанию продукта, которая привлечет новых клиентов. Конверсия увеличится, компания будет расти.
Так работник почувствует значимость задачи для развития бизнеса.
3. Сформулируйте суть и условия задачи
Опишите результат, который хотите получить. Если нужно, условия и ограничения. Поставьте менеджеру четкие временные рамки.
Подсчитай количество лидов за последние три месяца. Мне нужно понимать, действительно ли уменьшилась конверсия. Если да, то в какой именно момент. Составь список возможных причин.
4. Объясните сроки
Руководители часто ставят дедлайн по задаче, но не объясняют, почему именно эта дата важна. В результате для работника срок - лишь день икс, к которому нужно выполнить рутинную работу.
Статья по теме: Штрафовать ли работников за какие-то нарушения?
Анализ нужен к понедельнику. Через три недели у нас начинается масштабная рекламная кампания. Маркетологам потребуется время на корректировку площадок.
Вы объяснили работнику причину, по которой задачу нужно выполнить за определённый срок. Он понимает, что от выполнения задачи зависит работа других людей, и ответственнее подходит к решению проблемы.
5. Мотивируйте
Работник получает зарплату. Руководителям часто кажется, что этого достаточно для мотивации. Но это не так. Работники не всегда понимают, почему та или иная задача упала на их плечи. Объясните свой выбор менеджеру.
Проанализировать данные может маркетолог. Но мне бы хотелось, чтобы это сделал ты. Ты лучше знаешь клиентов и соберешь более полную информацию.
Подчиненный чувствует себя особенным, героем, суперменом и рвется в бой с энтузиазмом.
6. Письменно зафиксируйте задачу
Если вы правильно поставили задачу, но сделали это устно, а работник под диктовку записал в блокнот, обязательно что-то потеряется. После того как устно проговорили задачу, составьте письменное резюме.
Формируем привычку
Знать, как поставить задачу, чтобы её выполнили - половина дела. Надо постоянно применять знание на практике. Без автоматизации это невозможно. Вас хватит на неделю-две. Потом появятся срочные дела и вы не распишете задачу подробно. Один раз - не страшно. Но там, где один раз халтуры, всегда появится второй и третий. Вскоре вы плюнете на это гиблое дело, и снова превратитесь в раздатчика приказов для роботов.
Что-то должно постоянно напоминать о правильной постановке задач, чтобы схема вошла в привычку. Мне помогает «Мегаплан». Форма постановки задач - автоматическое напоминание.
Название задачи - всегда желаемое действие. Что должен сделать ваш работник? Ответ на вопрос и есть правильная формулировка задачи.
