Отношения работодатель-работник в современных условиях все больше напоминают игру на выживание. Прав у сотрудников заметно поубавилось, да и те, что остались, зачастую не соблюдаются.

Материалы по теме:

Аргумент один: не нравится - уходи. Можно судиться, но на это мало кто идет - долго, дорого и результат далеко не всегда гарантирован. Поэтому многие предпочитают бороться за по принципу наименьшего сопротивления. К примеру, вас отправляют в , а вы туда ехать не хотите. Как «откосить» от поездки так, чтобы это не вышло вам боком? Ведь отказ от командировки - это нарушение трудовой дисциплины, за которое можно получить выговор или даже . Сразу оговорюсь - все сказанное ниже относится только к тем работникам, с которыми заключен трудовой договор. Если вы работаете на основе устных договоренностей, либо у вас составлен контракт на выполнение конкретных работ, которые не предполагают разъездов, вы имеете полное право никуда не ездить.

Что говорит закон?

Работодатель не имеет права отправлять в командировку беременных женщин и лиц до 18 лет. Исключение составляют «несовершеннолетние творческие работники СМИ, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иные лица, участвующие в создании и/или исполнении (экспонировании) произведений» (ст. 259 ТК РФ).

Кроме того, отказаться от поездки имеют:

  • женщины, в возрасте до 3 лет;
  • работники, имеющие детей-инвалидов в возрасте до 18 лет;
  • работники, осуществляющие в соответствии с медицинским заключением;
  • матери и отцы, воспитывающие детей в возрасте до 5 лет без супруга (супруги).

Работодатель может направить их в командировку, только если получит от них письменное согласие.

Кроме того, отменить поездку вы можете по тем же причинам, что и не прийти на работу. Это болезнь, серьезные семейные обстоятельства, . Но в этих случаях лучше иметь документальное подтверждение - на слово вам могут и не поверить.

Есть еще один - экзотический - способ никуда не ехать. Если вы не женаты/не замужем, подайте фиктивное заявление в ЗАГС на совпадающую с командировкой дату. По закону, вам обязаны предоставить 5 дней неоплачиваемого отпуска. Но учтите - второй раз этот фокус у вас не сработает.

Искусство компромисса

Если все сказанное выше - не ваш случай, вам остается уповать только на свою способность договариваться. Например, если кто-то из сотрудников готов поехать вместо вас, попытайтесь убедить начальство, что он справится ничуть не хуже. Пообещайте помочь коллеге подготовиться к поездке. Еще один вариант - прийти к начальнику и выложить свои аргументы. Например, что вы не вылезаете из командировок, и ваши домашние уже забыли, как вы выглядите. Если можете доказать экономическую нецелесообразность поездки - доказывайте.

Психологи советуют - чтобы добиться цели, ни в коем случае ничего не требуйте. Помните - вы идете не конфликтовать, а договариваться. Свои аргументы излагайте так, чтобы начальник поверил - если бы не чрезвычайные обстоятельства, вы бы ни за что не отказались от этой командировки.

Займитесь буквоедством

Но вот все варианты испробованы, начальство непреклонно, приказ подписан, вам уже выдали командировочное удостоверение и служебное задание. Внимательно прочитайте последний документ. Если в служебном задании указаны задачи, которые не относятся к вашим должностным обязанностям, вы имеете полное право отказаться от командировки. Но чтобы доказать свою правоту, вам придется поднять свой трудовой договор или должностную инструкцию, в которой четко прописано, что вы делать обязаны. Есть еще одна слабая надежда - если бухгалтерия по каким-то причинам не успела выдать вам все необходимые средства для командировки, вы можете смело отказаться от поездки.

Но если ехать в командировку все-таки пришлось, знайте - действующий трудовой кодекс не регламентирует длительность командировки (раньше максимальный срок был 40 дней, а для строителей - 1 год). Так что, если вы заметили, что вас слишком часто и слишком надолго отправляют в поездки по стране и выписывают при этом минимальные суточные (для госорганизаций это 100 рублей, для коммерческих предприятий нижнего предела вообще не существует), то, возможно, от вас хотят избавиться. Имейте это в виду и ищите другую работу.

Устоявшаяся кризисная обстановка в стране привела к масштабному сокращению рабочего персонала и безработице. Отношения между работодателем и сотрудниками стали напоминать игру на выживание, ужесточились требования, при непослушании грозит увольнение.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Если раньше работник мог со спокойной душой отказаться от командировки, в которую ему ехать просто не хочется, то сейчас нужны веские основания, прописанные в Трудовом кодексе. Так и возникают вопросы – можно ли не ехать в служебную поездку по распоряжению руководства, и какую назвать причину?

Нормы ТК РФ

Планируя отказаться от командировки, необходимо руководствоваться Трудовым кодексом РФ.

Согласно статье № 166, под командировкой понимается служебная поездка, необходимая для выполнения задания руководства.

Она возможна только в том случае, если данный вид работы обговаривался при трудоустройстве.

Можно ли? Имеет ли работник такое право?

В Трудовом кодексе сказано, что если в предусмотрена вероятность командировок, то есть работник давал согласие на служебные поездки, то отказ от задания приравнивается к дисциплинарному нарушению.

Сотрудники обязуются выполнять требования работодателей, в том числе ехать для выполнения работы вне основного места службы.

А можно ли отказаться от командировки в случае, если дата уезда совпадает с днем рождения, поминками, годовщиной свадьбы и т.д.?

Работодатель по моральным соображениям может направить другого сотрудника, но невыполнение просьбы не является нарушением законодательства, поскольку перечисленные причины не предусмотрены в ТК.

Разрешено ли это сотрудникам полиции и военнослужащим?

В статье 28.5 «О статусе военнослужащих» сказано, что отменить служебную командировку у военных, в том числе, служащих полиции, нельзя.

Работники данной сферы по своим правам приравниваются к гражданским лицам.

Но есть исключения.

Согласно приказу МВД, возможно досрочное прекращение служебной поездки в нескольких случаях:

  • болезнь сотрудника, требующая безотлагательного лечения;
  • болезнь близкого родственника, находящегося на иждивении у сотрудника;
  • иные семейные обстоятельства, требующие присутствия сотрудника.

Чтобы досрочно завершить командировку, потребуется дождаться решения командира, который в письменной форме отзывает военнослужащего из поездки.

Всегда ли требуется согласие работника на поездку?

Согласно статье № 113 ТК РФ, работодатель обязан получить письменное согласие на командировку от сотрудника в случае, если дата отъезда назначена на выходной или праздничный день.

Также нельзя без согласия отправлять в поездку беременных женщин и матерей с детьми в возрасте младше 3 лет.

Без согласия работника можно направлять в командировку лиц, не попадающих под перечисленные категории.

Однако следует учитывать, что сотрудник должен быть предупрежден заблаговременно, не менее чем за 3 дня до поездки. Для этого издается письменный приказ и выдается работнику под роспись.

Если сотрудник отказывается подписывать направление в командировку, то это может расцениваться как нарушение, за которое показано дисциплинарное взыскание и даже увольнение.

Кто не может быть направлен?

Даже если в трудовом договоре имеется пункт, предупреждающий о возможных командировках, работодатель не имеет права направлять в поездку лиц:

  • несовершеннолетних;
  • беременных женщин;
  • женщин, воспитывающих детей в возрасте до 3 лет;
  • женщин и мужчин, имеющих на иждивении несовершеннолетних детей-инвалидов;
  • работники, осуществляющие по медицинским показаниям уход за больными членами семьи;
  • матери и отцы в одиночку воспитывающие детей в возрасте до 5 лет;
  • работники, имеющие заболевания, не позволяющие покидать место жительства или требующие регулярного контроля специалистов.

Уважительные причины отказа

Не желая ехать в служебную командировку, придется назвать весомый аргумент, подтвердив ее документально по необходимости.

Стоит заметить, что в случае судебных разбирательств будут учтены все факторы, повлекшие за собой отказ от командировки. И если работник не злоупотреблял своими правами, а обстоятельства действительно не позволили прибыть на работу, то он окажется прав.

Так какие же причины можно назвать уважительными и почему?

По семейным обстоятельствам

Наиболее частая причина отказа – это сложившиеся семейные обстоятельства.

Иногда случай действительно серьезный, иногда – простая отговорка. Например, болезнь родственника не станет поводом для пропуска работы, а вот болезнь детей, находящихся на иждивении, супруга (или супруги) и родителей является законным способом не ехать в поездку.

И хотя данная причина не прописана в законе, в судебной практике подобные случаи решаются в пользу работника.

К уважительным причинам также можно отнести:

  • Наличие малолетних детей и детей-инвалидов. В статье 259 и 264 ТК РФ сказано, что матерей, воспитывающих детей в возрасте младше 3 лет направлять в командировки без их письменного согласия нельзя. Аналогичная ситуация и с работниками, имеющими на иждивении детей-инвалидов.
  • Одинокая мать/отец. Работники, воспитывающие без супруга или супруги детей в возрасте младше 5 лет вправе отказаться от командировки. Также можно не соглашаться на поездку в случае, если ребенок серьезно болен.
  • Ухаживающие за больными родственниками. Родственники на иждивении, лишенные трудоспособности по состоянию здоровья, не имеющие возможность полноценно ухаживать за собой, не могут остаться без попечения. Поэтому присутствие таких родных послужит уважительной причиной.

По состоянию здоровья

Внезапное ухудшение самочувствия — болезнь, не требующая стационарного лечения, послужит в качестве уважительной причины.

Главное, не забыть получить справку в поликлинике.

К другим причинам относятся:

  • Хроническое заболевание , препятствующее длительному путешествию или посещению определенных мест, где планируется проведение деловых переговоров. Например, работодатель отправляет сотрудника в страну с засушливым климатом, где возможно обострение патологий дыхательных путей. В этом случае пишется объяснительная с указанием причины отказа от командировки и прикладывается заключение от врача.
  • Инвалиды. Если командировка противоречит индивидуальной программе инвалидов, то такого работника нельзя направлять в поездку по закону.
  • Женщины при беременности. Будущие мамы могут на законных основаниях отказаться от командировки, предъявив справку о постановке на учет в женской консультации. Если за этим последует увольнение, статья № 259 ТК РФ позволит и наказать работодателя.

Работодатель выделил недостаточно средств

Обращаясь к Трудовому кодексу РФ, можно узнать, что работодатель обязан до поездки выделить авансом определенную сумму денежных средств на текущие расходы, к ним относится оплата за билет, трансфер до гостиницы, проживание, питание, канцелярию и т.д.

Работник не обязан оплачивать расходы из собственных средств.

И если работодатель выделили небольшую сумму, которой не хватит на оплату повседневных нужд, то командировка может не состояться.

В этом случае нужно сотруднику отказаться брать аванс и указать причину.

Также по вине работодателя командировка может не состояться в нескольких случаях:

  • Отсутствие письменного , соглашение в устной форме.
  • Командировка назначена в праздничные или .
  • Работник не предупрежден заблаговременно.

Как отказаться от командировки?

Перечисленные выше причины дают возможность на законных основаниях отказаться от командировки. Но как это сделать правильно?

Обоснование

В первую очередь, потребуется обсудить данный вопрос с работодателем.

Если причина отказа не регламентируется законодательством, то будет достаточно устной договоренности. Необходимо объяснить руководителю, что поездка невозможна в данный момент.

Какие документы нужны?

Если устной формы недостаточно, работодатель настаивает на своем или требует подтверждения, то потребуется представить документы.

Какие именно справки нужны, зависит от причины отмены поездки.

Это может быть справка от врача, из собеса о том, что на иждивении находятся несовершеннолетние дети и т.д.

Неофициальные способы

Обойти требования работодателя можно и незаконными способами — например, заключить фиктивный брак.

Оформление командировок для большинства бухгалтеров, ведущих одновременно и кадровый учет, дело достаточно рутинное. Казалось бы, процедура командирования отработана, и сложностей здесь быть не может. Но на практике все же возникают ситуации, когда приходится поломать голову. В настоящей статье даны ответы на десять таких вопросов.

Вопрос № 1: можно ли командировать сотрудника в тот же город?

Ответ: да, можно.

Трудовой кодекс определяет командировку как поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Как видим, речь идет именно о месте работы, а оно указывается в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Как правило, в трудовом договоре в качестве места работы указано наименование организации и ее адрес.

Получается, что направление сотрудника для выполнения служебного задания в другую организацию, пусть даже расположенную в том же городе и даже на той же улице, формально может быть командировкой. Подтверждает этот вывод и норма пункта 3 Положения о командировках*. В ней уточняется, что местом постоянной работы считается место расположения организации (структурного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором.

Таким образом, если сотрудник будет выполнять работу в другой организации в том же городе, то ему можно оформить командировку. Суточные в таком случае выплачивать не требуется, так как сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться в место жительства (п. 11 Положения о командировках). Отпадает и необходимость оплаты расходов на проживание. В остальном же командировка в данном случае оформляется в обычном порядке. Но здесь работодателя может поджидать другая сложность. И об этом наш второй вопрос.

Вопрос № 2: постоянные поездки экспедитора - это командировка?

Ответ: нет, не командировка.

Этот вывод следует из статьи 166 Трудового кодекса. В ней сказано, что служебные поездки сотрудников, чья постоянная работа связана с разъездами (курьеры, сотрудники прямых продаж, сантехники, электрики, оказывающие услуги населению), или вовсе проходит в пути (водители, проводники, пилоты, машинисты, экспедиторы) не признаются командировками.

Соответственно, таким сотрудникам не надо на каждую поездку оформлять командировочное удостоверение и оплачивать суточные. Это правило работает, даже если поездка предстоит в другой город и на несколько дней (например, в случае с экспедиторами).

Вопрос № 3: может ли командировка длиться один день?

Ответ: да, может.

На самом деле в Трудовом кодексе и в Положении о командировках вопрос о минимальной продолжительности командировки деликатно обойден стороной. Лишь в пункте 2 старой, еще советской Инструкции о командировках** сказано, что командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован. Из этого косвенно следует, что командировка может быть и однодневной. Однако, как уже было сказано, более позднее законодательство (ТК РФ и Положение о командировках) подобной оговорки не содержит. Но и запрет на однодневные командировки эти акты также не содержат.

Из всего этого можно сделать лишь один вывод - однодневные командировки не запрещены, но документы по ним лучше оформить, что называется, по полной программе (командировочное удостоверение и отчет). Это не будет лишним и для налоговых целей. Обратите внимание, что суточные при однодневной командировке выплачиваются только при поездках заграницу, да и то в размере 50 процентов от норматива. При внутрироссийских «однодневках» не выплачиваются (п. 11 и 20 Положения о командировках).

Вопрос № 4: может ли командировка длиться бесконечно долго?

Ответ: нет, не может.

В старой Инструкции о командировках содержится четкая норма о том, что срок командировки не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не мог превышать одного года (п. 4 Инструкции о командировках). Однако в Положении о командировках (более позднем документе) подобного ограничения уже не содержится. Так, в пункте 4 Положения сказано лишь, что срок командировки работодатель устанавливает с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Выходит, что работодатель при необходимости может направить сотрудника в командировку и более чем на 40 дней. Но бесконечной командировка быть все равно не может. Ведь, как мы помним, командировка, согласно статье 166 ТК РФ, - это поездка сотрудника для выполнения служебного поручения. Соответственно, длительность командировки определяется сроками выполнения этого поручения, которое четко зафиксировано в документе, составляемом при направлении сотрудника - командировочном удостоверении.

Таким образом, если трудинспектор обнаружит, что задание выполнено, а сотрудник все еще в командировке, или что задание сформулировано так, что его выполнение может длиться бесконечно долго, то такую «командировку» вполне могут признать переводом работника. Работодателя же в таком случае ждет ответственность вплоть до приостановления деятельности фирмы и дисквалификации руководителя (ст. 5.27 КоАП РФ). А если это обнаружит налоговый инспектор, то под удар могут попасть суточные и оплата проезда. Кроме того, если командировка длится более одного месяца, налоговики могут решить, что компания создала .

Вопрос № 5: как определить день отъезда, если самолет вылетает в начале первого ночи?

Ответ: днем отъезда будет день, предшествующий дню вылета самолета.

Связано это с тем, что согласно пункту 4 Положения о командировках при определении дня отъезда нужно учитывать время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта, если данные объекты находятся за чертой населенного пункта. Поскольку аэропорты почти всегда находятся загородом, то днем отъезда будет тот день, когда сотрудник начнет свое движение в сторону аэропорта.

Обратите внимание, что в таком случае день отъезда не будет совпадать с датой, указанной в авиабилете. Поэтому лучше попросить сотрудника сохранить и представить в бухгалтерию также и билет на транспорт, с помощью которого он добирался до аэропорта.

Вопрос № 6: надо ли предоставлять работнику, вернувшемуся из командировки, дополнительные выходные, если в месте командировки он работал по шестидневке?

Ответ: нет, не надо.

Предположим, сотрудник по основному месту работы трудится пять дней в неделю, а во время командировки он работал по шестидневной рабочей неделе. Возникло ли у него право на дополнительные выходные? Ответ на этот вопрос прямо зафиксирован в пункте 8 Инструкции о командировках. Там говорится, что на работника, находящегося в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха того предприятия (объединения, учреждения, организации), в которое он командирован. Это значит, что если в месте командировки установлена шестидневка, то работник обязан трудиться и в субботу. И предоставлять ему по возвращении из командировки дополнительные дни отдыха взамен этих рабочих суббот не нужно.

Вопросы, возникающие при оплате труда командированных сотрудников, были рассмотрены в статье ».

Вопрос № 7: надо ли платить суточные и оплачивать гостиницу, если командированный работник заболел?

Ответ: да, надо.

Этот момент также прямо урегулирован в нормативных документах. Так, в пункте 25 Положения о командировках сказано, что работнику, заболевшему во время командировки, положено возмещать и выплачивать за все время, пока он не может из-за болезни выполнять работу или вернуться к месту жительства.

А пункт 16 Инструкции о командировках решает вопрос с продлением командировки на время болезни. Причем решает его достаточно просто - дни болезни просто не включаются в срок командировки, указанный в командировочном удостоверении.

Вопрос № 8: какой документ обязательно оформлять при направлении работника в командировку?

Ответ: командировочное удостоверение.

Данный вопрос сегодня решен достаточно четко. Пункт 7 Положения о командировках гласит: «на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, определяющее срок его пребывания в командировке, а также устанавливающее дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату отбытия из него (из них)». Из этого следует, что при направлении работника в командировку необходимо иметь решение работодателя (форма этого решения не уточняется, значит, оно может быть и устным, и неунифицированным), а также командировочное удостоверение, составленное по унифицированной форме № Т-10 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1).

Заметим, что ранее в данном вопросе возникала путаница из-за того, что законодательство предусматривало вариативность оформления. Работодатель мог сам решить, какой документ составить: приказ о командировке или командировочное удостоверение (п. 2 Инструкции о командировках). Но данная норма больше не применяется, поскольку она противоречит Положению о командировках (ст. 423 ТК РФ).

Вопрос № 9: нужно ли компенсировать расходы на бензин, если сотрудник поехал в командировку на личном автомобиле?

Ответ: нужно, но при соблюдении определенного условия

Трудовое законодательство не регламентирует, каким именно транспортом работник должен добираться до места командировки. Логично предположить, что данный выбор осуществляется работодателем с учетом соотношения стоимости и сроков проезда, а также необходимости обеспечения комфорта и безопасности командированного работника.

Таким образом, если работодатель согласовал возможность поездки в командировку на личном транспорте (о чем имеется документальное подтверждение), то он обязан будет возместить расходы работника, связанные с проездом к месту командировки и обратно. Кроме того, в таком случае сотруднику положена в служебных целях, размер которой определяется по соглашению сторон трудового договора (ст. 188 ТК РФ). Компания сможет учесть сумму компенсации в .

Вопрос № 10: как быть, если работник опоздал на поезд или на самолет?

Ответ: купить ему новый билет.

В ситуации, когда работник опоздал к отправлению транспорта, который должен доставить его в командировку или из нее, организация оказывается в правовом тупике. Дело в том, что статья 166 ТК РФ обязывает работодателя оплатить проезд работника к месту выполнения служебного задания и обратно. Обязывает без каких-либо исключений и альтернатив. Значит, не оплатить второй билет работодатель не имеет права.

Удержать же стоимость «просроченного» билета с сотрудника работодатель не может. В этом ему препятствует статья 137 ТК РФ. В ней содержится исчерпывающий перечень ситуаций, когда возможно удержание денег из заработной платы сотрудника. И в этом перечне ничего не сказано о возможности удержать стоимость неиспользованного билета. Поэтому работодателю остается либо договариваться с сотрудником по-хорошему, либо обращаться в суд с иском о взыскании с работника данной суммы. Если сотрудник согласится добровольно внести в кассу средства в счет погашения причиненного компании ущерба, то ККТ применять не потребуется, так как нет факта продажи товара, работы, или услуги.

* Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

** Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Данная Инструкция действует в части, не противоречащей ТК РФ и Положению о командировках.

Порядок оформления командировок изменился. Причем произошло это в два этапа. Сначала Правительство выпустило Постановление от 29.12.2014 № 1595, которым отменило командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты по командировкам. Отметим, что это было сделано во исполнение пункта 10 раздела IV мероприятий дорожной карты «Совершенствование налогового администрирования» (утв. Распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 № 162-р). Следующее Постановление Правительства - от 29.07.2015 № 771 отменило журналы регистрации командированных сотрудников и уточнило список документов, подтверждающих сроки командировки. Как с учетом поправок оформлять служебную поездку? Можно ли продолжать использовать привычные формы документов? И как учитывать командировочные расходы в свете новых правил? Ответы на эти вопросы в нашем материале.

Правила оформления командировок менялись поэтапно. Первый документ, который принес кардинальные изменения - Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 (далее - Постановление № 1595). Им были внесены поправки в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» и Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812, которым регулируется порядок выплаты суточных сотрудникам бюджетной сферы.

Постановление № 1595 существенно изменило порядок оформления командировочных документов. Главное новшество, которое позволяет сэкономить миллионы человеко-часов по стране – отменено обязательное применение командировочных удостоверений. Новый порядок применяется с 8 января 2015 года.

Следующий документ вступил в силу с 8 августа 2015 г. Это Постановление Правительства РФ от от 29.07.2015 № 771
(далее – Постановление № 771), которым определен перечень документов, подтверждающих срок нахождения работника в командировке. Кроме того, с этой же даты отменена обязанность ведения журналов учета работников, которые убывают в командировки и пребывают из них.

В конце январе мы провели интернет-конференцию, в ходе которой эксперты 1С отвечали на вопросы посетителей сайта о новых правилах оформления командировок. В материале собраны наиболее частые вопросы, заданные в ходе интернет-конференции на . Кроме того, эта тема была подробно освещена 19 февраля в 1С:Лектории. Видеозапись лекции вы можете посмотреть на сайте ИС 1С:ИТС . Видеозапись состоит из нескольких частей:

  • Е.Н. Калинина. Отражение командировочных расходов в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) для целей бухгалтерского и налогового учета
  • Г.В. Малышкина. Оформление и расчет зарплаты сотрудника за период пребывания в командировке в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3.0)

Какие документы нужны для правильного оформления командировок?

С 8 января 2015 года перестали быть обязательными командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о выполненной в командировке работе. По-прежнему нужно издавать решение (приказ, распоряжение) руководителя о направлении сотрудника в командировку.

Кроме того, с 8 августа 2015 года Постановлением № 771 отменена обязанность вести журналы учета работников, выбывающих в служебные командировки, и прибывших в организацию, в которую они командированы.

Помимо старых и знакомых есть и новые документы. Так, еще с 8 января можно для указания сроков нахождения в командировке, которая совершена на личном транспорте, использовать служебную записку с приложением подтверждающих документов. А с 8 августа этот документ можно применять и в случаях, когда сотрудник передвигался на служебном автомобиле или ездил по доверенности.

Как оформить приказ (решение, распоряжение)?

Форма приказа о направлении в командировку может быть как унифицированная № Т-9 (№ Т-9а), так и самостоятельно разработанная организацией. В случае использования формы №Т-9 встает вопрос о заполнении поля Основание _________ .

Если организация продолжает использовать такой документ, как служебное задание, в поле Основание _________ можно указать номер и дату служебного задания.

Если служебное задание не оформляется, то в приказе можно указать другой документ, на основании которого работник направляется в командировку (например, служебную записку непосредственного руководителя о направлении в командировку и пр.)

Поле Основание _________ можно оставить незаполненным, если работодатель не оформляет никаких иных документов.

Можно ли продолжать использовать командировочное удостоверение?

В связи с изменениями, внесенными с 08.01.2015 в Постановление Правительства РФ от 13.10.2014 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», работодатели больше не должны оформлять такие документы как командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о проделанной в командировке работе. Однако при этом закон не устанавливает запрет на использование этих документов. Таким образом, работодатели были освобождены от обязательного оформления указанных документов, но не потеряли права на их использование.

Статья 252 НК РФ позволяет подтверждать расходы документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. К ним относятся, в том числе, приказ о командировке, проездные документы и др.

Возможность применения командировочного удостоверения может быть предусмотрена как в кадровых локальных нормативных актах организации (например, в Положении о командировках), так и в учетной политике организации. При этом форма командировочного удостоверения при необходимости может быть изменена или дополнена.

Как подтвердить фактический срок командировки?

Для выплаты суточных работнику необходимо определить продолжительность его командировки. В пункте 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (в ред. Постановления № 1595) указаны два способа определения фактических сроков командировки:

  • на основании проездных документов;
  • на основании служебной записки, если поездка осуществлялась на личном, служебном транспорте или автомобиле, используемом по доверенности.

Поэтому в случае использования автомобиля работник указывает даты в служебной записке, которую составляет по возвращении на работу. Даты, указанные в служебной записке, необходимо подтвердить с помощью путевых или маршрутных листов, кассовых чеков, счетов, квитанций и других документов, подтверждающих, что сотрудник ехал именно по этому маршруту. Отметим, что факт использования автомобиля необходимо закрепить в решении руководителя. Об этом также говорится в пункте 7 Постановления № 749.

Как определить срок командировки, если сотрудник добирался на попутке или пользовался услугами сторонней организации? Эти ситуации не упомянуты в пункте 7 Постановления № 749, тем не менее на практике они возможны. Четких правил здесь нет, но мы можем дать свои рекомендации.

Как и прежде, в 2015 году основанием для направления работника в командировку является соответствующий приказ руководителя организации, в котором указывается начальная и конечная даты командировки, включая время нахождения работника в пути.

Этот документ можно использовать в качестве подтверждения длительности командировки в совокупности с другими бумагами в зависимости от конкретной ситуации.

Услуги транспортной компании. Акт об оказании услуг (другой документ в соответствии с договором), служебная записка с подтверждающими документам.

Попутный транспорт. Служебная записка с подтверждающими документам.

пример оформления служебной записки

Директору ООО «Рассвет»
Васильевой Т.Н.
От коммерческого директора
Серебрякова А.И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о сроках командировки

Я, Серебряков Андрей Иванович, находился в соответствии с приказом директора от 16 января 2015 года №11 в командировке в г. Воронеже с 19 по 22 января 2015 в организации ООО «Закат» и ООО «Полдень».

Добирался до Воронежа на личном автомобиле Ford Focus г/н С047НВ.

В подтверждение поездки прилагаю следующие документы:

1. Кассовый чек с АЗС на трассе М2 «Крым» в районе п. Лапотково от 19.01.2014 № 000185456 время 13.15;

2. Кассовый чек с АЗС в Воронеже от 19.01.2015 № 00357864 время 16.42;

3. Кассовый чек с АЗС в Воронеже от 22.01.2015 № 01238524 время 09.15;

4. Кассовый чек с АЗС на трассе М2 «Крым» в районе п. Лапотково от 22.01.2015 № 000197512 время 12.48;

Проживал с 19 по 22 января 2015 года в гостинице ООО «Воронеж», гостиничный счет ООО «Астрея» от 19.01.2014 №000115 приложен к авансовому отчету.

Как заполнить авансовый отчет?

Форма авансового отчета утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Порядок заполнения содержится в Указаниях по применению и заполнению форм, которые утверждены этим же постановлением. С 1 января 2013 года унифицированная форма авансового отчета не обязательна. Поэтому ее можно изменить по своему усмотрению.

В соответствии с пунктом 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 фактические даты командировки подтверждаются проездными билетами, а в их отсутствии (поездка совершается на автомобиле) - служебной запиской с приложением документов, подтверждающих срок командировки (путевой лист, квитанции, чеки и пр.).

Следовательно, в авансовом отчете для подтверждения расхода суточных можно сослаться на билеты (рис. 1) или служебную записку (рис. 2), представленную сотрудником, в которой указаны даты командировки.

Командировка - это не праздная поездка, а путешествие, вызванное производственной либо служебной необходимостью. Следовательно, сотрудники должны понимать поставленные перед ними цели и успешно выполнить все задания. Кроме этого, компенсация расходов на транспорт и проживание требует подготовки отчётов. Уметь составлять их должен каждый человек, в должностные обязанности которого входят командировки.

Что значит служебная командировка

Работодатель даёт задание направить сотрудника выполнить поручение в каком-либо отличном от рабочего месте в течение некоторого срока, а работник отправляется выполнять поручение - это точное описание служебной командировки. То есть такая служебная поездка подразумевает, что сотрудник в течение заданного срока будет выполнять какое-то вполне определённое задание вне своего рабочего места. Рабочим местом при этом считается то подразделение (филиал, офис), где сотрудник компании ежедневно выполняет свои должностные обязанности.

Если обязанности работника осуществляются в разъездах, то командировкой они не считаются. И также не является служебной командировкой поездка к месту работы вахтовым методом. А вот направление сотрудника выполнить свои обязанности в филиал компании или подразделение в другом городе будет служебной командировкой. И для работающих дистанционно вне рабочего места работодателя сотрудников (Письмо Минтруда России от 09.06.2017 № 14–2/ООГ-4733), а также надомников, выполняющих свою работу на дому, поездка в головной офис является служебной командировкой.

Дистанционная работа выполняется в месте, отличном от организации работодателя. А надомная работа выполняется в рамках трудовых отношений на дому, то есть, как и для выполняемой дистанционно, рабочее место и головной офис не совпадают.

Консультант плюс

http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=PKV;n=189;dst=100042#0

Отправка сотрудника на учёбу от предприятия также является командировкой.

Важно, чтобы работодатель письменно распорядился об отправке сотрудника в командировку. Для этого обычно издаётся приказ или распоряжение. Не менее важно, чтобы отношения работника и компании были официально оформлены, то есть сотрудник был именно трудоустроен, а не трудился в рамках, например, договора подряда. Как долго работник будет пребывать в командировке, и что именно он там будет делать - зависит от содержания задания на поездку.

Служебная командировка отличается от служебной поездки своими целями. Командировка предполагает решение сотрудником рабочих вопросов в месте, отличном от постоянного места работы. Например, требуется заключить договор с организацией, которая находится в другом городе. Или работник направляется для выполнения ремонтных работ оборудования заказчика или консалтинговых услуг сторонней компании. И если сотрудник направляется в филиал организации для выполнения своих должностных обязанностей - это тоже служебная командировка.

Служебная поездка же предусматривает выполнение должностных обязанностей сотрудником в процессе разъездов. Например, сопровождение груза в пути следования, выполнение рейса на маршрутном автобусе - это служебные поездки.

Для штатного водителя поездка в другой город будет считаться служебной поездкой, а для пассажира - командировкой

Что гарантирует закон о труде

Направляя коллегу в командировку, компания гарантирует, что за ним сохранится занимаемая должность и зарплата. В период командировки работнику выплачивается средний заработок.

Сотруднику, отправляемому в командировку, оплатят проезд к месту назначения, компенсируют плату за проживание и возместят все расходы по проживанию вне дома (суточные), а также другие разрешённые руководством расходы (услуги связи, например). В течение всего срока командирования и времени в пути (и вынужденные задержки) за работником сохраняется средний заработок по графику, установленному на постоянном месте работы. Выход на работу в выходные и праздничные дни во время командировки оплачивается по законодательству.

Кого отправим в командировку

Оформляя командирование, следует проверить саму возможность отправки конкретного должностного лица. Действительно, отправлять беременных женщин и лиц моложе 18 лет вы не можете, даже если работники с этим согласны. Правда, к людям творческих профессий и спортсменам (даже если они моложе 18 лет) это ограничение не относится.

  • женщины с детьми до 3 лет,
  • женщины с медицинскими запретами на командировки,
  • родители, в одиночку воспитывающие ребёнка в возрасте до 5 лет,
  • иностранные работники,
  • инвалиды с медицинскими запретами на командировки.

Можно ли отказаться от командировки

Те работники, которых возможно командировать с их согласия, могут легко отказаться от поездки, составив служебную записку (в произвольной форме на имя руководителя). Всех остальных сотрудников можно направлять, не интересуясь их желанием.

Если есть производственная необходимость, любого работника без учёта согласия можно отправить в командировку. С другой стороны, в компании может действовать внутреннее положение о командировках, в котором нужно чётко описать ситуации, когда и при каких обстоятельствах сотрудник может отказаться от командировки.

Некоторых работников можно направлять в командировку только с их письменного согласия, остальные обязаны подчиниться соответствующему приказу руководства

Как рассчитать срок командировки

Длительность командировки определяется поставленными руководством задачами, какие бы то ни было рекомендации по определению сроков командировки отсутствуют. Определить её необходимо, чтобы рассчитать сумму, выдаваемую командируемому специалисту. Командировка, кстати, может длиться и один день.

Время на дорогу засчитывается в общий срок, но есть пара тонкостей в расчёте общей длительности. Временем выезда считается время выезда транспорта, а время прибытия - время приезда транспорта в место назначения. То есть если поезд отправляется 31 января в 23:35, то в срок командировки включается весь день 31 января.

Рейс из аэропорта отправляется 31 января в 0:10, аэропорт находится за чертой города. Началом командировки будет 30 января, хотя в билете стоит дата 31.01, так как сотруднику ещё требуется добраться до аэропорта.

Как оформить командировку

Итак, отправляя сотрудника в командировку нужно сначала убедиться, что его можно туда отправить: проверяем наличие ограничений и запретов, если необходимо, получаем согласие на командировку. Далее рассчитываем срок командировки, тут чётких рекомендаций нет, зато есть здравый смысл у начальников, им и пользуемся.

Следующим этапом оформляется приказ о направлении в командировку, потом задание, которое предстоит выполнить командируемому, а также командировочное удостоверение. По окончании поездки работник должен представить отчёт.

Стоит отметить, что командировочное удостоверение, служебное задание и отчёт по итогу в 2018 году отменены (Постановление Правительства № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» было подкорректировано законодателями ещё в 2014 году, а поправки вступили в силу с января 2015 года). Однако использование этих документов не запрещено.

Указание работодателя об отправке сотрудника в командировку

Нормативные документы не ограничивают работодателя в формулировках его письменного распоряжения, стало быть, приказ может писаться в свободной форме. Важно, чтобы в тексте приказа были явно записаны:

  • наименование работодателя,
  • фамилия имя и отчество командируемого,
  • цель, место, сроки командировки.

Подписывает приказ руководитель организации или лицо, уполномоченное отправлять в командировки. Если отправляется работник на своём личном или другом определённом транспорте, это следует отразить в приказе. После подписания и издания приказа командируемого необходимо ознакомить с ним под расписку.

Приказ о направлении в командировку подписывается уполномоченным отправлять в командировки

Служебное задание оформляется, если это необходимо. В задании прописывается, что конкретно нужно сделать (изучить станок, обучить персонал) и содержание отчёта. С заданием сотрудник также знакомится под подпись.

В служебном задании прописывается, кто направляется, куда направляется, на какой срок и с какой целью

Выдача денежных средств

Отправляемому сотруднику компенсируется поездка в пункт назначения, наём жилья и проживание на весь срок.

Расходы на проживание во время командировки называются суточными. Их величина зависит от длительности поездки и фактических трат. НК РФ определяет предельный размер суточных для командировок по России в 700 рублей, за рубеж - 2500 рублей. Расчёт суточных может сделать бухгалтер или командируемый сотрудник. Смету подписывает главный бухгалтер и руководитель, после чего работнику выплачивается аванс.

Оплачиваются траты на поездку к месту командирования, на перемещение между населёнными пунктами, если это является целью поездки, на выписку проездных документов. И также оплачиваются траты на жильё, если бесплатно оно не предоставляется. Компенсируется оплата жилья и в случае вынужденной задержки в пути.

Если командировка однодневная, то жильё не требуется и деньги на это не выделяются, а вот если пришлось задержаться по уважительным причинам, тогда эти затраты компенсируются.

Возможны и другие траты, например, на услуги связи, получение заграничного паспорта и визы. Подтверждаются траты документально - билетами, квитанциями об оплате.

Учёт рабочего времени командируемого

Рабочее время сотрудника учитывается в табеле по форме Т-13: отработанные часы в дни командировки не проставляются, а отмечается код К. Заполняется форма на основании приказа о командировании работника.

Табель учёта рабочего времени отражает трудозатраты командируемых работников

Авансовый отчёт как окончание командировки

После возвращения (в ближайшие три дня) сотрудник сдаёт в бухгалтерию авансовый отчёт о расходах. Можно использовать форму АО-1, если только речь идёт не о государственном учреждении. К отчёту прикладываются:

  • проездные билеты;
  • квитанции об оплате услуг по найму жилья;
  • кассовые чеки и прочее.

Если жильё принимающая сторона не предоставляла и работник сам решал этот вопрос, то в качестве подтверждения затрат может быть приложен также договор аренды жилья и расписки о получении платы за проживание.

Видео: нюансы учёта командировочных расходов

Возврат неиспользованных средств в кассу или компенсация перерасхода

По авансовому отчёту станет ясно, требуется работнику доплатить невыплаченную в виде аванса и истраченную сумму или работник должен вернуть неизрасходованный аванс. Если выданная сумма не полностью потрачена, то в течение определённого времени работник возвращает деньги. Если через месяц после окончания этого срока сумма не будет возвращена, то руководитель имеет право высчитать её из зарплаты работника.

Примеры документального оформления командировки

Командирование сотрудников сопровождается оформлением целого списка документов начиная от приказа о направлении, который, кстати, хранится 75 лет, до авансового отчёта. Покажем примеры заполнения некоторых наиболее важных документов.

Журнал регистрации командировок позволяет систематизировать информацию обо всех поездках. Стандартной формы для него нет, в качестве примера можно использовать документ, форма которого приведена ниже.

В журнале фиксируются фамилии сотрудников, дата поездки, организация и город назначения

Если организация регулярно отправляет своих сотрудников выполнять трудовые задачи в иные рабочие места, то имеет смысл формировать график командировок.

План командировок заполняется при частых командировках, позволяет вести учёт цели командировок

На предприятиях с частыми командировками актуальна разработка положения о командировках. В нём имеет смысл прописать все нюансы отправки сотрудников в командировки, а также указать, при каких обстоятельствах можно отказаться от поездки, какие дополнительные расходы компенсируются и в каком виде следует готовить отчёт.

Видео: оформление командировки

Особенности оформления отдельных видов командировок

Если отправлять сотрудника в командировку за пределы России, то ему необходимо выплачивать суточные, покрывать траты, связанные с оформлением заграничного паспорта и получением визы. Если поездка однодневная, то в ограниченном размере компенсируется плата за жильё.

Командировка в районы Крайнего Севера ничем не отличается от командировки в пределах страны. Сотруднику полагаются те же гарантии, применяется тот же порядок расчёта сроков командировки и оплаты суточных.

Командировка сотрудника, работающего по совместительству, выполняется в описанном выше порядке. Во второй организации отсутствие на рабочем месте оформляется отпуском за свой счёт.

Командировка на личном транспорте

Проезд к месту командирования на личном транспорте должен быть письменно разрешён руководством организации. Этот момент обычно фиксируется в приказе. Так как проезд выполнен на личном транспорте, то для компенсации расходов на ГСМ и ремонт после возвращения необходимо сдать в бухгалтерскую службу служебную записку. В ней сотрудник указывает период пребывания в пункте назначения, сюда прикладываются путевой или маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и прочие документы, подтверждающие маршрут.

Если был взят больничный в командировке

Если в течение командировки был оформлен больничный лист, то на время болезни выплачивается пособие по нетрудоспособности, компенсируется оплата жилья (если сотрудник не находился на стационарном лечении), а также суточные.

Можно ли продлить или отменить командировку

Командировку можно продлить, для этого издаётся приказ о продлении с указанием даты окончания командировки. Его отправляют сотруднику в место командирования для ознакомления. С приказом о продлении командировки работника необходимо ознакомить под подпись, это можно сделать после его возвращения. Следует учесть при продлении срока, что увеличить время пребывания в командировке для некоторых категорий работников можно исключительно с их письменного согласия. Это те самые работники, отправлять которых можно с их письменного разрешения.

Командировку можно отменить раньше срока, это также оформляется в виде приказа.

Командировка может длиться один день или несколько месяцев. Её длительность можно увеличить или, наоборот, сократить. Во время отсутствия сотрудника за ним сохраняется его должность и зарплата. Если во время командировки человек берёт больничный, то за этот период ему выплачивают пособие по нетрудоспособности и компенсируют все траты.