Работник самостоятельно приобрел бланк трудовой книжки: вправе ли работодатель заполнять трудовую книжку в данной ситуации? Приобретение трудовых книжек Обязан ли работодатель покупать трудовую книжку работнику.

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Работодатель не вправе заполнять бланк трудовой книжки, приобретенный самим работником.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (часть первая ст. 66 ТК РФ). В соответствии с частью первой ст. 65 ТК РФ трудовая книжка входит в перечень документов, которые лицо, поступающее на работу, должно предъявить работодателю. Согласно части третьей ст. 66 ТК РФ работодатель должен вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Порядок ведения трудовых книжек, их заполнения регламентирован Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция).

Согласно п. 46 Правил изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Минфином РФ. Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (далее — Порядок) утвержден приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н.

Работодатель вправе использовать бланки трудовой книжки, которые получены только по правилам, установленным Порядком, в соответствии с которым бланки трудовой книжки приобретаются именно работодателем, а не работником. Такой вывод следует из содержания пунктов 2-5 Порядка.

В соответствии с п. 40 Правил с целью учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки, с указанием серии и номера каждого бланка (п. 41 Правил). Согласно п. 42 Правил бланки трудовой книжки хранятся в организации как документы строгой отчетности. А п. 44 Правил установлено, что работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки. Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее утверждена Инструкцией. Эта форма имеет графу, в которой необходимо указать, от кого получен бланк трудовой книжки.

Поскольку работодатель вправе приобретать бланки трудовой книжки только на основании договора, заключенного с изготовителями или распространителями, получение бланка трудовой книжки от работника и указание в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, что бланк трудовой книжки получен от работника, будет являться нарушением трудового законодательства. Кроме того, велика вероятность того, что приобретенный работником бланк трудовой книжки является поддельным.

Таким образом, мы полагаем, что работодатель не вправе вносить сведения в новую трудовую книжку, бланк которой предоставил сам работник.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Вкладыш в трудовую книжку

Юлия, просто гражданин не сможет обратиться в Госзнак. Трудовые книжки и вкладыши должна закупать организация. Люди сталкивались с такой проблемой: некогда они купили трудовую в киоске. Надо заметить, что каждому календарному году соответствует серия и номер. В ларьках они обычно просрочены. Спустя годы люди обращались в МИД для оформления паспорта. И их трудовые были признаны недействительными. Срочно приходилось оформлять дубликаты.

Юлия . Где купить вкладыш? и кто должен его покупать — кадровик или работник, у которого закончилась трудовая книжка?

ТОЛЬКО РАБОТОДАТЕЛЬ ВАМ ВЫДАЕТ ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ. ВКЛАДЫШИ ПОКУПАЕТ РАБОТОДАТЕЛЬ В ОПРЕДЕЛЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ ПОД ОТЧЕТ. НИКАКИХ СОЮЗПЕЧАТЕЙ.

Сама покупала вкладыш в магазине канцелярии за 155 руб. так как ни один отдел кадров из двух работодателей не удосужился сделать это, хотя при приеме на работу я сама лично предлагала купить вкладыш, на что получала ответ что все сделаем. А при увольнении, единственное на что хватало у них мозгов, зачеркивать "о поощрениях" и от руки писать "о работе" — что я вляется грубейшим нарушением! И совершенно не понятно до каких пор наши работодатели будут исполнять эти самые правила и предписания? или в нашей стране только мы обязаны блюсти закон.

По договору поставки
Акт передачи НОМЕРА
Внутренний учет трудовых и вкладышей (пустых)

И правда никаких союэпечатей.

Лючия . ну это совсем сверх зачеркнуть я бы ругалась

Юлия . Покупать придется Вам.
Как проверите — где вкладыш взял сотрудник?
как будете отчитываться — у Вас есть журнал регистрации бланков трудовых книжек и вкладышей к ним? происхождение документа должно четко прослеживаться, даже если закупили бланк на одно юридическое лицо — не можете использовать для другого.
и опять же — ведение и хранение обязанность работодателя, у работника такой обязанности — принести бланк — нет
отказ в приеме на работу по причине нежелания покупать бланк — даже комментировать смешно.
"нет времени" — это не аргумент. если Вы работате в небольшой компании то время найдете. если в крупной — там заказывают канцтовары целенаправленно, нужно только список подать.

Только зарегистрированные пользователи могут отвечать в темах форума.

Читайте также: Будут ли работающие пенсионеры получать пенсию и зарплату в 2019 году

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку?

Работник за время своей трудовой деятельности может сменить множество должностей и мест работы, получить немало поощрений, заносящихся в трудовую книжку. В итоге может наступить момент, когда соответствующий раздел окажется заполненным целиком. Именно тогда и возникает необходимость в дополнительном документе — вкладыше в трудовую книжку. Сам по себе он не имеет никакой юридической силы (абз. 2 п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее — Правила), однако если вкладыш вшит в основной документ, то записи в нем ведутся так же, как и в самой трудовой (абз. 1 того же пункта Правил). Таким образом, вкладыш имеет юридическую силу только в том случае, если он вшит в трудовую книжку.

При этом на практике, когда свободное место в разделе подходит к концу, а запись делать работнику все-таки надо, нередко возникает вопрос: кто и за чей счет должен приобретать вкладыш? Особенно актуален этот вопрос для начинающих ИП с небольшим оборотом или маленьких предприятий.

Ответ на этот вопрос дает п. 46 Правил, согласно которому бланки трудовых книжек и вкладышей к ним изготавливаются централизованно в порядке, предусмотренном приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н. Изготовление производит ГОЗНАК, при этом бланки имеют степени защиты от подделок. Закупка таких бланков производится на основании договоров. Договоры, в свою очередь, заключаются либо с самим объединением ГОЗНАК, либо с распространителями, которые закупают защищенные бланки. Закупленные бланки доставляются службами доставки, самим работодателем или каким-либо иным способом, не противоречащим нормам законодательства.

Таким образом, ответ однозначен: бланк вкладыша (равно как и самой трудовой книжки для тех, кто впервые начинает работать) должен приобретаться работодателем.

За чей счет приобретается бланк?

Любая купля-продажа подразумевает оплату товара — и вот здесь уже возникает другой вопрос: за чей счет должен приобретаться вкладыш в трудовую книжку. На практике по этому поводу часто возникают споры: работодатель взыскивает деньги с работника, работник же возражает.

Ответ на этот вопрос можно найти в п. 47 Правил, который гласит, что работодатель при выдаче работнику вкладыша в трудовую взыскивает с него сумму, равную расходам на приобретение бланка. Это требование закона однозначно, разногласий в толковании тут просто не может быть.

Таким образом, если для продолжения записей в трудовой книжке требуется вкладыш, то приобретает его работодатель, а все расходы полностью возмещает работник. Однако размер возмещения не может превышать стоимости бланка, который использовался для конкретного работника. Это необходимо уточнить, поскольку довольно часто бланки трудовых книжек и вкладышей приобретаются на ГОЗНАКе или у распространителей оптом, большими партиями. В этом случае требовать с работника возмещения всех расходов, которые понес работодатель по договору на покупку бланков, п. 47 Правил не позволяет.

В каких случаях бланк оплачивает работодатель?

Нельзя не сказать и о том, что из общего правила, согласно которому и трудовая книжка, и вкладыш к ней оплачиваются за счет работника, есть исключения. Все тот же п. 47 Правил указывает, что стоимость бланка оплачивается работодателем в следующих случаях:

Если бланк испорчен самим работодателем (п. 48 Правил). Если записи в книжке или вкладыше были сделаны с самого начала неправильно или бланк документа был необратимо испорчен и порча эта произошла по любой причине, кроме непосредственной вины работника, работодатель выдает новый бланк документа, при этом работник эти расходы не оплачивает.

Если в результате чрезвычайной ситуации произошла массовая утрата трудовых книжек (п. 34 Правил). Поскольку вкладыш вшивается в книжку и отдельно от нее не заполняется (п. 38 Правил), при утрате книжек, разумеется, утрачиваются и вкладыши. В этой ситуации работнику выдается дубликат документа, а расходы за такую выдачу ложатся на работодателя.

Таким образом, можно сделать следующий вывод: в общем случае работник оплачивает выдачу как вкладыша. так и дубликата в случае утраты или порчи трудовой книжки (вместе с вкладышем) по его вине. Если же документ оказался утрачен в тот момент, когда он находился на хранении у работодателя, или испорчен работодателем, работник расходов не несет.

Вкладыш в трудовую книжку покупает работодатель

При оформлении на работу выяснилось, что у нового сотрудника закончилась трудовая. Нужно приобрести вкладыш в трудовую книжку. Кто должен покупать вкладыш? Кто должен оплатить эти расходы? Если за счет работника, как провести оплату? Ответы на эти вопросы – в статье.

Трудовая закончилась, вшиваем вкладыш

Трудовая книжка – это документ работника, подтверждающий его трудовой стаж. Все работодатели, как организации, так и предприниматели (частные нотариусы, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты) должны вести трудовые книжки своих работников, если они проработали у них больше 5 дней, и это место работы является основным (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).

Вследствие этого трудовая книжка входит в список документов, обязательных для предъявления при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ). Конечно, это касается только работников для кого данное место работы не первое, и поэтому трудовая книжка у них уже есть.

На практике случается, что кадровому работнику нужно внести новую запись в трудовую, а места для этого недостаточно: закончилась трудовая книжка. Кто должен покупать вкладыш?
Так как ведением трудовых по закону занимаются работодатели, то именно кадровики предприятия должны озаботиться тем, чтобы приобрести и вшить такой вкладыш в трудовую книжку работника (п. 44, 46 Правил, утв. постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Казалось бы, почему не использовать другие разделы трудовой? Ведь в них может остаться место, которого хватит для последующих записей. Но так делать нельзя. На случай, если места для новой записи не осталось, предусмотрены вкладыши в трудовую книжку (п. 38 Правил, утв. постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Читайте также: Можно ли написать заявление об увольнении находясь на больничном

Важно знать, что отдельно от книжки вкладыш недействителен. После подшивки он становится частью трудовой книжки, поэтому даже нумерация записей продолжается в том же порядке.

Оплата вкладыша в трудовую книжку

Итак, с вопросом, кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку работника, мы разобрались. Теперь поговорим о том, кто оплачивает такие расходы.

По закону организация (предприниматель), снабдившие работника вкладышем в книжку, могут брать с него плату. Размер этой платы устанавливается в зависимости от затрат работодателя на приобретение вкладыша (п. 47 Правил, утв. постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Обычно стоимость вкладыша удерживается из зарплаты работника. Однако можно принять деньги и по приходному кассовому ордеру, или попросить работника перечислить деньги в безналичном порядке.
Добавим, что если при заполнении вкладыша в трудовую книжку допущена ошибка или вкладыш испорчен, платить за испорченный бланк работник не должен (п. 48 Правил, утв. постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Кто покупает вкладыш в трудовую книжку и неправильное оформление трудовой

Организация обнаружила неправильно оформленную запись в трудовой книжке сотрудника. Предыдущий работодатель оформил запись об увольнении сотрудника в разделе «Сведения о поощрениях», а ответственный в организации за ведение трудовых книжек сотрудник продолжил неправильное оформление записей, сделав запись о приеме на работу в организацию в этом же разделе.
Как правильно исправить ошибки, если требуется оформить вкладыш в трудовую книжку: первая запись во вкладыше будет о недействительности предыдущих записей? Какую дату нужно указать при оформлении вкладыша?

Порядок ведения трудовых книжек определен Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция).
Трудовая книжка имеет разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». Уже из названия разделов следует, что они имеют разное предназначение. Если в раздел «Сведения о работе» вносятся сведения о приеме на работу, переводе на другую должность и увольнении (разделы 3, 5 Инструкции), то раздел «Сведения о награждении» предназначен для внесения сведений о награждении (поощрении) за трудовые заслуги, предусмотренные п. 24 Правил.
В соответствии с п. 38 Правил в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Внесение сведений о работе в раздел «Сведения о награждении» является нарушением правил оформления трудовых книжек, такие записи являются неправильными и подлежат исправлению в порядке, предусмотренном разделом III Правил.
Согласно п. 30 Правил, п. 1.2 Инструкции изменение неточных и неправильных записей в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, производится путем признания их недействительными и последующим внесением правильной записи. При этом п. 1.2 Инструкции урегулирован порядок исправления неточной, неправильной записи только для тех ситуаций, когда такая запись изначально была внесена в надлежащий раздел трудовой книжки.
По нашему мнению, указанный порядок исправления неточной, неправильной записи следует применять по аналогии и в том случае, когда правильная по своему содержанию запись была внесена в ненадлежащий раздел трудовой книжки. Такого же мнения придерживаются и другие специалисты (см. например, ответ Г. Порваткина на вопрос: «В трудовой книжке ошибочно сделана запись о приеме и переводе работника на странице «Сведения о награждении». Как быть?», «Финансовая газета. Региональный выпуск», N 19, май 2008 г.).
В соответствии с п. 27 Правил в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа (п. 28 Правил ведения трудовых книжек).
Таким образом, организация должна внести в трудовую книжку работника необходимые изменения в отношении внесенных ею записей, оказать работнику необходимую помощь для исправления записей по предыдущему месту работы, а при представлении соответствующих документов — сама изменить записи, внесенные прежним работодателем.
Как следует из п. 1.2 Инструкции, в рассматриваемом случае в разделе «Сведения о награждении» следует указать последующий порядковый номер, дату внесения записи, в графе 3 сделать запись: «Запись за номером таким-то недействительна».
В раздел «Сведения о работе» оформленного вкладыша в трудовую книжку по правилам п. 1.2, раздела 3 Инструкции следует внести те сведения о работе, которые содержались в разделе «Сведения о награждении» и были признаны недействительными.
Поскольку в рассматриваемом случае первоначальную неправильную запись в раздел «Сведения о награждении» внес предыдущий работодатель, организации следует предложить работнику обратиться к нему для внесения необходимых исправлений в трудовую книжку и оформления вкладыша в трудовую книжку. При этом в трудовой книжке предыдущий работодатель должен поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Что касается заполнения строки «дата заполнения» на титульном листе вкладыша в трудовую книжку, то в ней предыдущему работодателю необходимо поставить дату фактического заполнения вкладыша. Вы также можете и сами внести необходимые изменения на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.
Таким образом, по нашему мнению, в трудовой книжке в разделе «Сведения о награждении» необходимо сделать записи о признании записей, содержащих сведения о работе, недействительными и оформить вкладыш в трудовую книжку, куда внести только правильные записи.

Работник за время своей трудовой деятельности может сменить множество должностей и мест работы, получить немало поощрений, заносящихся в трудовую книжку. В итоге может наступить момент, когда соответствующий раздел окажется заполненным целиком. Именно тогда и возникает необходимость в дополнительном документе - вкладыше в трудовую книжку. Сам по себе он не имеет никакой юридической силы (абз. 2 п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее - Правила), однако если вкладыш вшит в основной документ, то записи в нем ведутся так же, как и в самой трудовой (абз. 1 того же пункта Правил). Таким образом, вкладыш имеет юридическую силу только в том случае, если он вшит в трудовую книжку.

Кто покупает вкладыш в трудовую книжку и неправильное оформление трудовой

Работодатель потерял трудовую книжку работника

В процессе трудовой деятельности работника трудовая книжка всегда находится в распоряжении работодателя. На практике возможны ситуации, когда работодатель потерял трудовую книжку. Что делать в такой ситуации работнику и работодателю? Постараемся дать ответ на этот вопрос для обоих субъектов трудовых правоотношений.

Основной негативный момент заключается в том, что для оформления дубликата работнику необходимо каким-то образом подтвердить свой стаж и периоды трудовой деятельности до момента трудоустройства к работодателю, который потерял трудовую книжку работника. Вопрос, что делать в этом случае, напрямую законодательством не урегулирован.

Вкладыш в трудовую книжку покупает работодатель

Кто покупает трудовую книжку работодатель или работник

— Пришел я в одну фирму устраиваться экспедитором. Поговорил с начальством, показал резюме, обсудил условия работы. Все было замечательно. Как вдруг в отделе кадров мне говорят: «Надо заплатить за копии ваших документов». Ну, я заплатил. Потом еще: «Из зарплаты вычтем стоимость форменной одежды». Ладно, думаю, пусть. Но потом начались форменные поборы: за разбитый груз, хотя это была не моя вина, штрафы за опоздание, за курение на рабочем месте… Зарплату я получил в два раза меньшую, чем рассчитывал. В общем, плюнул на такую работу, нашел другую.

В соответствии с пунктом 47 Правил, при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с сотрудника плату. Размер этой платы определяется исходя из расходов на их приобретение. Правда, если работник кадровой службы допустил ошибку при первичном заполнении самой трудовой книжки или вкладыша в нее, или книжка (дубликат) пришли в негодность не по вине работника, стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Нюансы покупки вкладыша в трудовую книжку

Так как покупка чего-либо – это затраты, вполне логично возмущение сотрудников, если с них пытаются высчитать стоимость бланков. Ведь закон четко говорит, кто должен покупать дополнительный вкладыш в трудовую книжку. Тут нужно разъяснение, хоть приобретение бланков, дополнений к ним и является обязанностью работодателя, по закону, он имеет право высчитать из зарплаты стоимость такой покупки – это правомерно. Сотрудник обязан оплатить стоимость бланков, несмотря на то, что их приобрел работодатель.

При порче бланка, который купил (оплатил) сотрудник, работодателем, в том числе специалистом отдела кадров. В этом случае подразумевается не только повреждение самого бланка, но и описки / ошибки при заполнении титульного листа. Также это касается ситуация неправильного ведения бланка.
Если произошло чрезвычайное происшествие, которое привело к массовой утрате бланков. В этом случае будут потеряны и книжки, и вкладыши, так как они являются неотъемлемой частью документа. Тогда выдается дубликат с официальным оформлением всех записей. Траты на его изготовление берет на себя именно работодатель.

Продажа работодателем сотруднику бланка трудовой книжки и вкладыша к ней

Трудовая книжка – личный документ. Но, несмотря на это, хранить его следует работодателю. Чаще всего трудовые книжки находятся в отделе кадров. Все книги, которые изымаются у сотрудников при приеме на работу, подлежат регистрации в книге учета движения трудовых и их вкладышей. Данный документ ведется службой отдела кадров. В соответствии с пунктом 35 Правил работодатель обязуется выдать сотруднику его трудовую книгу с записью об увольнении в день расторжения договора о труде.

За чей счет осуществляется приобретение трудовых книжек. Кто должен нести затраты на приобретение: работодатель или работник?

Часть 3 ст. 66 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя вести трудовые книжки на всех работников, кроме совместителей, проработавших у него свыше пяти дней. Эту обязанность работодатели соблюдают, но вот приобретение трудовых книжек для работников многие из них не приветствуют. Почему? Считают это лишней тратой времени и денег. Особенно это ярко выражено в бюджетных организациях, где для приобретения трудовых книжек необходимо заключить договор и соблюсти при этом требования законодательства о закупках. Поэтому проще сказать будущему работнику, сходи в магазин, купи трудовую книжку и приходи с ней.

Почему у работника может не быть трудовой книжки?

Во-первых , он может трудоустраиваться впервые.

Во-вторых , трудовая книжка может быть утрачена. Не важно по чьей вине, важен сам факт отсутствия трудовой книжки.

И кто должен этот пробел закрыть, кто должен взять на себя бремя расходов на приобретение трудовой? Лично я считаю, что работодатель. Почему? Объясню далее.

Почему приобретение трудовых книжек обязанность работодателя

В случае, если работник трудоустраивается впервые

Во-первых , ч. 1 в ст. 65 ТК РФ устанавливает перечень документов, необходимых для представления при трудоустройстве. Одним из документов выступает трудовая книжка. Но данная норма уточняет, что предоставление трудовой книжки не распространяется на работников, впервые заключающих трудовой договор.

Часть 1 ст. 65 ТК РФ: при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю: трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые.

Во-вторых , пункт 8 Правил ведения трудовых книжек устанавливает, что оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

По смыслу изложенного следует, что приобретение трудовой книжки для работника, впервые вступившего в трудовые отношения, возлагается на данного работодателя.

В случае, если трудовая книжка утрачена

Если трудовая книжка утрачена по вине работника, то он обязан заявить об этом своему работодателю. Работодатель выдает работнику не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. Данный порядок установлен п. 31 Правил ведения трудовых книжек.

Как видите, в случае утраты трудовой книжки работником, на него не возлагается обязанность ее приобретения. На работника возлагается лишь обязанность о незамедлительном уведомлении работодателя.

Если трудовая книжка утрачена по вине работодателя, то не должно возникать никаких вопросов о том, кому приобретать новую.

В случае, если при трудоустройстве у работника отсутствует трудовая книжка, то ему необходимо на имя работодателя подать заявление об оформлении трудовой книжки с указанием причины ее отсутствия. Например:

Прошу оформить мне трудовую книжку в связи с трудоустройством впервые (утратой трудовой книжки).

Остальные действия должен будет произвести работодатель.

В-принципе , я допускаю возможность, когда работник приобретает трудовую книжку за собственные средства, но в этом случае работодатель должен понесенные работником затраты компенсировать.

Так много сказано о тех или иных нормах законодательства, из которых следует вывод, что трудовые книжки должен приобретать работодатель. Но есть еще один документ, который прямо на это указывает. Еще в далеком 2003 году Министерство финансов Российской Федерации утвердило Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (приказ от 22 декабря 2003 г. № 117н). Обратите внимание, что трудовыми книжками обеспечивают Работодателей, а не Работников!!!

Подводя итог Приобретение трудовых книжек и вкладышей к ним является прямой обязанностью работодателя. Он должен планировать такие расходы, а не перекладывать их на плечи работников.

В каком месте можно купить трудовую книжку и нужно ли это делать самому работнику?

По закону, если работник устраивается на работу не впервые, работодатель просит у него документ. Сотрудник обязан предоставить сведения о своих прошлых работах. В книжке должна быть описана трудовая история человека, его победы и неудачи, то есть увольнения по статьям и так далее. Если он не может предоставить ему деловые бумаги, значит, обязан купить новый трудовой дневник. В каком месте можно приобрести трудовую книжку трудоустраиваемому специалисту?

Как купить трудовую книжку?

Может быть прямо у кадрового работника или посетить специальный магазин? Вообще свидетельства такого плана продаются в газетных ларьках, книжных магазинах. Стоимость небольшая, так же при необходимости можно приобрести и вкладыш. Но обычно вкладыши обязан предоставлять руководитель в том случае, если трудовая не имеет более страниц для заполнения.

В каких случаях представляет работодатель?

Если гражданин устраивается впервые и естественно не имеет трудового документа, в этом случае, где именно можно купить трудовую книжку? В таком случае именно руководство обязано предоставить бумаги. В ТК РФ статья 65 об этом подробно сказано:

Работник должен предоставить паспорт или другое свидетельство доказывающее личность человека;

Пенсионное свидетельство;

Военный билет, если сотрудник мужчина;

Диплом, доказывающий квалификацию сотрудника.

Как видите, трудовая книжка не указана, так как человек в первый раз трудоустраивается, работодатель ему ее предоставляет. Так что задумываться гражданину, устраивающемуся на предприятие в первый раз, где именно можно приобрести трудовую книжку не нужно. Приходите на предприятие без нее.

Нарушение закона

Если работодатель отказывается выдавать трудовую книжку человеку, впервые трудоустраиваемому на предприятие, то он нарушает ТК. Некоторые руководители вообще отказывают заключать трудовой договор по причине отсутствия

деловых бумаг. И что делать сотруднику? Где же тогда ему купить трудовую книжку? Идти в магазин или киоск, а может сразу в прокуратуру, пусть компания ответит за свои слова и действия. Между прочим, по закону могут приостановить деятельность компании на 90 дней, либо оштрафовать. На каждом предприятии должны иметься новые трудовые книжки и вкладыши к ним. Так что если вы первый раз устраиваетесь на работу, не бойтесь сказать руководству, что это именно его обязанность предоставление книжек. Впоследствии из зарплаты работника вычтут сумму за получения документа или он может заплатить в день оформления на работу.

Если после прочтения этой статьи Вы не получили однозначного ответа, обратитесь за быстрой помощью:

Покупаем бланки трудовых книжек

В статье рассматриваются порядок приобретения трудовых книжек работодателем, порядок учета чистых бланков и выдачи их работникам.

Общие правила работы с трудовыми книжками

Согласно ст. 66 ТК РФ работодатели (в том числе и индивидуальные предприниматели) обязаны вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае если работа в этой организации является для сотрудника основной. Другие положения закона (например, ст. ст. 65, 84.1 ТК РФ) вменяют в обязанность работодателю при заключении трудового договора с работником впервые оформить ему трудовую книжку, а при прекращении трудового договора — выдать документ работнику. Кроме того, ч. 5 ст. 65 ТК РФ дает возможность гражданину обрести утраченный документ, сделав заявление о выдаче новой трудовой книжки по новому месту работы.

Как видно, работодатель всегда должен иметь определенный запас чистых бланков для оформления трудовой книжки впервые поступающим на работу; лицам, утратившим документ; лицам, запрашивающим выдачу дубликата или вкладыша. Этому обязывает и п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

Работа с трудовыми книжками регламентируется несколькими нормативно-правовыми актами трудового законодательства. Важнейшими среди них являются:

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей) (ред. от 19.05.2008, далее — Постановление N 225 и Правила ведения трудовых книжек);
Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее — Постановление N 69).

И если первый документ Правительства РФ дает общие правила работы с трудовыми книжками, то Минтруд России детализирует эти правила, снабжая их примерами.

Поскольку трудовые книжки относятся к бланкам строгой отчетности, то и закупать бланки необходимо лишь у уполномоченных производителем трудовых книжек организаций. Их перечень можно найти на сайте производителя — www.goznak.ru. Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков — Объединением "Гознак".

Приобретение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее должно отражаться на балансе организации на специальном счете.

Работодатель приобретает бланки трудовой книжки и вкладыша в нее за плату на основании договора с уполномоченным поставщиком. Этого требует п. 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утв. Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н "О трудовых книжках". Именно по этой причине неправомерно поступают те работники кадровых служб, которые рекомендуют работнику приобрести чистый бланк самостоятельно и принести его для дальнейшего заполнения. Эту позицию разделяют и суды (см., например, Определение Верховного Суда РФ от 06.09.2007 N КАС07-416).

Покупка чистого бланка трудовой книжки или бланка вкладыша самим работником противоречит законодательству, что влечет невозможность его отражения в данных бухгалтерского учета, а значит, и в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Форма такой книги утверждена Постановлением N 69.

Работник кадровой службы должен знать, что согласно п. 41 Правил ведения трудовых книжек этот журнал учета ведет не отдел кадров, а бухгалтерия. В связи с этим во избежание споров рекомендуем назначить ответственное лицо приказом, а также распределить полномочия по работе с трудовой книжкой сотрудников службы персонала и бухгалтерии.

Примерный образец

Общество с ограниченной ответственностью "Радуга" (ООО "Радуга")

Приказ об упорядочении работы с трудовыми книжками

С целью соблюдения законодательства о порядке обращения с трудовыми книжками

Приказываю:

Назначить бухгалтера Копылову А.И. ответственной за ведение учета чистых бланков трудовой книжки и вкладыша в нее по установленным правилам, за своевременное отражение закупок партий трудовой книжки и (или) вкладышей в нее в данных бухгалтерского и налогового учета.
Назначить начальника службы персонала Зорину М.Т. ответственной за координацию действий по своевременной закупке чистых бланков трудовой книжки.
Назначить менеджера по персоналу Назарову М.Н. ответственной с правом подписи за ведение и учет трудовых книжек работников, правильное внесение в них записей, своевременную выдачу документа работникам при увольнении.

Генеральный директор
ООО "Радуга" М.С. Бурмистров

Дополнительно в приказе можно назвать лицо, которое будет заниматься трудовыми книжками в период отсутствия ответственного (служебная командировка, отпуск, болезнь, другое отсутствие на работе).

Трудовая книжка защищена от подделок

Произведенные ФГУП "Гознак" бланки трудовых книжек образца 2004 г. распространяются через предприятия, которые смогут обеспечить условия, соответствующие требованиям изготовителя к заказчикам защищенной полиграфической продукции. Эти требования предусматривают организованные охрану, транспортировку, учет и складирование бланков и документов. "Гознак" заключил соответствующие договоры и работает над выполнением заказов фирм, которые являются официальными распространителями трудовых книжек и вкладышей к ним.

При изготовлении новых бланков трудовой книжки используются современные полиграфические технологии, специальное оборудование, а также усилена защищенность от подделок. Разработана новая бумага с химзащитой и эксклюзивным водяным знаком, состоящим из аббревиатуры "ТК". В печати применены сложные графические сетки, ирисовая печать.

Новая серая трудовая книжка теперь сшита защищенными нитками специальным швом, что исключает возможность замены листов. В новой трудовой книжке 44 страницы, ее размер совпадает с размером паспорта. Как и прежде, она состоит из двух частей — собственно трудовой книжки и вкладыша в нее. Обложка стала серой (прежде она была зеленой), и на ней появился отпечатанный фольгой герб России. Вкладыши нового образца имеют 36 листов и исполнены так же, как и трудовая книжка. У вкладыша — бумажная обложка серого цвета. Графы трудовой книжки изготовлены в соответствии с новой утвержденной формой.

Почему бухгалтеры не любят трудовые книжки

Если при проверке трудовая инспекция обнаружит отсутствие трудовой книжки на какого-либо постоянного работника, организацию могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ.

Где и как можно купить трудовую книжку

Наказание по этой статье закона может грозить и в случае отсутствия приходно-расходной книги (для чистых бланков) или книги учета движения трудовых книжек (для действующих книжек), а также ошибки в их оформлении.

Логика законодателя такова, что поскольку учетом чистых бланков занимается бухгалтерия, а кадровик подает заявку на выдачу бланка бухгалтеру, ответственному за учет чистых бланков документа, то храниться купленные чистые бланки должны в бухгалтерской службе.

Бланки трудовой книжки и вкладыши в нее — это документы строгой отчетности, и хранить их нужно в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105).

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. Записи в книгу вносят сразу после получения бланков от распространителя с указанием серии и номера каждого бланка. Надо также не забыть перечислить товаросопроводительные документы (накладные и пр.), а также стоимость покупки партии чистых бланков.

Ввиду того что в бухгалтерском учете нет однозначного ответа на вопрос, как правильно учитывать купленные бланки <1>, то надо признать, что бухгалтеры очень неохотно берутся за ведение книги учета бланков или стремятся упростить учетную форму. Но надо знать, что неправомерно вести учет как чистых, так и заполненных бланков трудовой книжки в "самодельном" варианте, не по установленным формам.

<1> Подробнее см. .

И бухгалтерскому работнику, и кадровому надо иметь в виду, что названные выше журналы учета тоже имеют длительные сроки хранения. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним хранится 75 лет, книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним хранится 5 лет (ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Обе книги учета — приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Таковы требования закона (п. 41 Правил ведения трудовых книжек).

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и сама книжка. Необходимо помнить, что вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовике ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указываются серия и номер вкладыша.

Как заказать бланки

Как мы уже знаем, работники отдела кадров должны все время иметь четкое представление о том, какое количество чистых бланков им нужно ежемесячно. Таким образом, заключая договор с распространителем трудовых книжек, надо не забыть просчитать, сколько может понадобиться в ближайшее время чистых бланков вкладышей.

Вшивать вместо бланка вкладыша в трудовую книжку бланк самой трудовой книжки недопустимо. Размер платы за приобретение чистых бланков определяют расходами на приобретение бланков. И эти расходы в конечном итоге возмещает работник, как бы "выкупая" бланк для себя. Вот почему недопустимо продавать работнику чистый бланк по цене выше той, за которую он был приобретен.

Но есть случаи, когда чистые бланки трудовых книжек предоставляют сотрудникам бесплатно, например если трудовые книжки массово повреждены в результате чрезвычайного происшествия: пожар, наводнение, беспорядки и др. (п. 34 Правил ведения трудовых книжек). Или другой случай: бланк испорчен не по вине работника (например, сотрудником кадровой службы при заполнении). Испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей в них не должны заполняться в дальнейшем: они списываются по акту.

Примерная форма

Утверждаю
Руководитель предприятия
(учреждения, организации)
"__" ____________ 20__ г.
М.П.
Акт
"__" __________ 20__ г. Город _________

___________________________________________________________________________
(указать должность, фамилию, имя и отчество)
Составлен настоящий акт в том, что за период с "__" ___________ 20__ г.
по "__" __________ 20__ г.
___________________________________________________________________________
(полное наименование предприятия, учреждения или организации)
испорчено _________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(указать подробную причину порчи)
"___" штук ________________________________________________________________
(указать прописью)
бланков трудовых книжек (или вкладышей к ним) _____________________________
(перечислить серию и
___________________________________________________________________________
номер каждого бланка трудовой книжки (или вкладыша к ней))
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
на ________________________________ языке, которые "__" __________ 20__ г.
(название языка)
уничтожены путем сожжения.
Акт составлен на списание испорченных бланков трудовых книжек (или
вкладышей к ним) с подотчета ______________________________________________
(полное наименование предприятия,
___________________________________________________________________________
учреждения или организации)
Подписи

Итак, трудовые книжки должны иметь легальное происхождение. Закупкой чистых бланков не обязательно должен заниматься работник службы персонала: закон таких условий не оговаривает.

Потому закупкой может заниматься то же лицо, которое, скажем, обеспечивает организацию канцелярскими принадлежностями.

Чтобы забрать трудовые книжки у поставщика, уполномоченное лицо должно предъявить доверенность. Очень важно создать и оформить такой документ правильно, в противном случае передача не будет произведена. И такая доверенность оформляется не на фирменном бланке предприятия, а по установленной форме.

Когда передача товара состоялась и произведены взаиморасчеты, бланки помещаются в сейф. После чего сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек в компании (а это, как правило, кадровик), по заявке получает необходимое количество бланков.

Примерный образец

23.02.2012 Бухгалтеру ООО "Радуга"
А.И. Копыловой

ЗАЯВКА на выдачу бланков трудовых книжек

Прошу выдать бланк трудовой книжки для сотрудника Михайлова В.В. по причине утери им трудовой книжки после увольнения с предыдущего места работы.

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, ежемесячно обязано представлять в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши. Отчет составляется в произвольной форме.

Примерный образец

ОТЧЕТ об использовании бланков трудовых книжек и вкладышей в них за январь 2013 г.

Количество бланков трудовых книжек и вкладышей на начало месяца — 0.
Количество полученных бланков:

трудовые книжки — 4 (четыре) с серийными номерами: ТК-IV N N с… по…;
вкладыши в трудовые книжки — 0.

Количество использованных бланков трудовых книжек — 2 (два):

ТК-IV N… выдана Данилину А.Н. — стоимость подлежит удержанию;
ТК-IV N… испорчен при заполнении (акт об уничтожении от 11.01.2013 N 1).

Количество бланков трудовых книжек на конец месяца — 2 шт. (ТК-IV N…).

Менеджер по персоналу М.Н. Назарова

Библиографический список

Сафарова Е., Цивилева Е. Трудовая книжка: покупаем, оформляем, учитываем // Бухгалтерия и кадры. 2008. N 2.
Будакова Н.И. Отражаем в учете приобретение и выдачу трудовых книжек // Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение. 2008. N 7.
Кошелькова О.Е. Трудовая книжка и вкладыш в нее: учитываем и списываем // Отдел кадров коммерческой организации. 2011. N 7.
Беляев А. Учет трудовых книжек, военных билетов и иных удостоверений личности // Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение. 2009. N 4.

С.Борисова

Менеджер по персоналу

ООО "Элана-Логистик"

Вкладыш в трудовую книжку - кто должен покупать его? Этот вопрос волнует многих ИП и руководителей небольших предприятий, при этом мнения на форумах для кадровиков и в статьях на профильных ресурсах озвучиваются разные. Посмотрим же, что говорит по этому поводу законодательство.

Кто приобретает вкладыш в трудовую книжку, согласно закону?

За чей счет приобретается бланк?

В каких случаях бланк оплачивает работодатель?

Кто приобретает вкладыш в трудовую книжку, согласно закону?

Скачать форму вкладыша

Как приобрести трудовую книжку

Именно тогда и возникает необходимость в дополнительном документе - вкладыше в трудовую книжку. Сам по себе он не имеет никакой юридической силы (абз. 2 п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее - Правила), однако если вкладыш вшит в основной документ, то записи в нем ведутся так же, как и в самой трудовой (абз. 1 того же пункта Правил). Таким образом, вкладыш имеет юридическую силу только в том случае, если он вшит в трудовую книжку.

За чей счет приобретается бланк?

Скачать форму трудовой книжки

Любая купля-продажа подразумевает оплату товара - и вот здесь уже возникает другой вопрос: за чей счет должен приобретаться вкладыш в трудовую книжку? На практике по этому поводу часто возникают споры: работодатель взыскивает деньги с работника, работник же возражает…

В каких случаях бланк оплачивает работодатель?

Если бланк испорчен самим работодателем (п. 48 Правил). Если записи в книжке или вкладыше были сделаны с самого начала неправильно или бланк документа был необратимо испорчен и порча эта произошла по любой причине, кроме непосредственной вины работника, работодатель выдает новый бланк документа, при этом работник эти расходы не оплачивает. Скачать форму дубликата
Если в результате чрезвычайной ситуации произошла массовая утрата трудовых книжек (п. 34 Правил). Поскольку вкладыш вшивается в книжку и отдельно от нее не заполняется (п. 38 Правил), при утрате книжек, разумеется, утрачиваются и вкладыши. В этой ситуации работнику выдается дубликат документа, а расходы за такую выдачу ложатся на работодателя.

Таким образом, можно сделать следующий вывод: в общем случае работник оплачивает выдачу как вкладыша, так и дубликата в случае утраты или порчи трудовой книжки (вместе с вкладышем) по его вине. Если же документ оказался утрачен в тот момент, когда он находился на хранении у работодателя, или испорчен работодателем, работник расходов не несет.